Procurement adalah bagian penting dalam sebuah perusahan. Meski pun begitu, procurement sering kali dibutuhkan untuk perusahaan dengan skala menengah hingga besar. Untuk usaha kecil, bagian procurement mungkin belum terlalu dibutuhkan. Karena usaha kecil tidak selalu membutuhkan pengadaan dalam jumlah besar. Sementara, perusahaan besar yang biasanya membutuhkan pengadaan barang atau layanan jasa dalam jumlah banyak, biasanya akan membutuhkan bagian procurement.
Procurement secara sederhana bisa diartikan sebagai bagian pengadaan. Dalam membentuk bagian procurement, Anda harus mengenal lebih rinci terkait seluk-beluk divisi procurement. Karena dengan begitu, Anda akan bisa lebih memantau kinerja dari divisi procurement dengan lebih baik.
Ikuti media sosial FR Consultant Indonesia untuk informasi lainnya tentang dunia Bisnis dan Digital Marketing, Keuangan beserta Perpajakan.
Pengertian dari Procurement, apa sih?
Dilansir dari usahasosial.com, procurement adalah proses membeli dan memesan bahan baku, jasa, atau peralatan yang dibutuhkan untuk proses produksi. Procurement berperan dalam membantu perusahaan Anda mendapatkan bahan-bahan produksi yang dibutuhkan dengan melihat berbagai aspek, mulai dari segi kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.
Tanpa adanya divisi procurement, Anda akan kesulitan menentukan strategi pengadaan barang yang efisien dan memberi nilai positif kepada perusahaan. Maka dari itu, procurement bisa dikatakan sebagai pihak yang melakukan evaluasi penting, yang dilakukan oleh tenaga profesional yang pastinya telah memiliki pemahaman produk yang baik. Karena tanpa orang yang paham tentang strategi pengadaan barang, divisi Procurement Anda pun mengalami kesulitan dalam menjalankan bisnisnya dengan baik.
Etika Penting dalam Procurement
Greatdayhr.com mengutarakan bahwa terdapat etika atau kode etik yang harusnya dimiliki oleh divisi procurement. Karena idealnya harus memiliki sikap profesional dan integritas yang baik. Lebih dari pada itu, berdasarkan Keputusan Presiden No.80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, etika pengadaan barang dan jasa (procurement) yaitu sebagai berikut:
- Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;
- Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa;
- Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat;
- Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak;
- Menghindari terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa (conflict of interest);
- Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa;
- Mengurangi resiko penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara;
- Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.
Tugas Penting Procurement Adalah
Procurement memiliki tugas yang dapat menjadi peran penting dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya procurement, operasional perusahaan pun dapat berjalan lebih mulus. Berikut ini tugas procurement yang baiknya Anda ketahui sebelum membangun divisi procurement:
1. Melakukan Perencanaan untuk Pembelian atau Penyediaan
Perencanaan pembelian atau penyediaan barang menjadi tugas yang sangat penting di divisi procurement. Mencatat dan mempersiapkan barang atau jasa apa yang dibutuhkan atau diminta perusahaan.
2. Membuat standar prosedur penyediaan Barang atau Jasa
Barang atau jasa yang diperlukan perusahaan haruslah memiliki prosedur standarnya agar dapat terpenuhi apa yang diinginkan perusahaan.
3. Menyesuaikan spesifikasi barang atau Jasa yang Dibutuhkan Perusahaan
Divisi procurement bertugas untuk menyesuaikanspesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Tujuannya agar barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dapat sesuai dengan permintaan.
4. Mencari Vendor atau Supplier yang Sesuai dan Dibutuhkan Perusahaan
Salah satu pekerjaan procurement adalah mencari vendor atau supplier yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Dalam hal ini procurement akan menghubungi dan membuat perjanjian dengan pihak supier atau vendor.
Menerapkan teknologi aplikasi kasir untuk usaha Anda bisa juga menjadi inovasi baik untuk penjualan produk bisnis Anda. Anda bisa mencoba tentang sistem iSeller yang mendukung konsep omni-channel dalam dunia usaha.
5. Menganalisa Perbandingan Biaya Pembelian dari Supplier atau Vendor
Perbandingan biaya pembelian dari supplier atau vendor perlu dianalisa. Tujuannya untuk membuta list supplier atau vendor mana yang memenuhi kriteria dan budget.
6. Menegosiasikan Harga, Pengiriman, Waktu pembayaran
Procurement ditugaskan untuk menjalin kerja sama antar supplier dengan perusahaan. Fungsi utamanya untuk dapat menegosikan harga, shipping atau pengiriman dan waktu pembayaran.
7. Menerima Tagihan Pembayaran dari Vendor atau Supplier
Tugas procurement adalah, salah satunya, yaitu menerima barang, serta tagihan pembayaran dan melakukan transaksi dengan Vendor atau supplier. Procurement juga harus bisa memastikan bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan yang dipesankan.
8. Membuat Kontrak Kerjasama
Pembuatan kontrak kerja sama antara supplier dengan perusahaan menjadi salah satu tugas utama dari divisi procurement. Divisi procurement juga sudah seharusnya memiliki kejelian yang baik, supaya proses kerjasama yang diajukan tidak memberikan kerugian terhadap perusahaan.
9. Melakukan Pengawasan serta Kontrol Persediaan Barang
Selain menjalankan transaksi pengadaan barang, procurement juga sepatutnya melakukan pengawasan dan kontrol terhadap jumlah persediaan dan melakukan pengecekan barang.
Konsultan Bisnis Dapat Membantu Anda
Seandainya Anda mengalami kesulitan membangun strategi bisnis yang sesuai, atau pun kesulitan dalam membentuk sistem procurement, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis milik FR Consultant Indonesia. Kami juga berperan sebagai penyedia jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan untuk usaha. Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.
FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.
FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)