Ada banyak contoh pembukuan Excel, sesuaikan saja dengan kebutuhan. Apakah ingin membuat laporan pembukuan untuk absensi, cuti maupun penggajian karyawan. Data ini saling berkaitan satu sama lain, namun diklasifikasikan dalam pembukuan berbeda.
Tujuannya agar lebih memudahkan dalam pembacaan data. Format setiap perusahaan yang menggunakan Microsoft Excel dalam pengelolaan data berbeda-beda. Namun, konsep pada umumnya sama.
Format antara pembukuan absensi dengan cuti maupun penggajian juga berbeda. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa menyimak beberapa contoh berikut, beserta manfaat serta kekurangan dari pembukuan Excel.
Contoh Pembukuan Excel Mulai dari Absensi, Cuti serta Gaji Bagi Karyawan
Sebenarnya ada banyak contoh dari pembukuan Excel dengan ragam tampilannya. Tidak heran bila setiap perusahaan memiliki tampilan format berbeda. Beberapa contoh format berikut dapat kamu jadikan referensi sebelum membuatnya.
Absensi
Contoh pembukuan Excel pertama, data mengenai absensi karyawan ini penting untuk perusahaan. Sebab, dalam proses penghitungan gaji, data absensi ini dibutuhkan. Melalui laporan ini, kinerja para karyawan juga bisa dilihat.
Biasanya, dalam laporan absensi tertera jam masuk dan keluar para karyawan setiap hari. Dari sinilah perusahaan bisa mengetahui mana saja karyawan yang masuk tepat waktu dan terlambat.
Jadi, bisa memberikan kebijakan untuk menegur, memberikan pengurangan maupun penambahan bonus upah. Karena, sebagian perusahaan ada yang memiliki kebijakan khusus mengenai gaji terkait kedisiplinan.
Cuti
Melalui contoh pembukuan Excel laporan ini, perusahaan bisa mencermati tanggal berapa biasanya para karyawan mengajukan cuti. Selain itu juga dapat dijadikan bahan evaluasi mengenai kebijakan cuti, baik itu penambahan atau pengurangan.
baca juga: 5 Alasan Memakai Aplikasi Payroll Untuk Penggajian Karyawan
Apalagi di negara kita, Indonesia, memiliki hari libur tersebar di berbagai bulan. Dan setiap karyawan mempunyai kecenderungan melakukan pengajuan cuti pada waktu berbeda, disesuaikan situasi.
Biasanya kuota karyawan mendapatkan cuti itu dihitung dalam kurun waktu tertentu, misalnya satu tahun. Laporan cuti ini juga bisa dijadikan patokan bagi perusahaan dalam memberikan upah.
Sebagai contoh, seorang karyawan masih memiliki kuota cuti dari maksimal waktu yang diberikan oleh perusahaan. Perusahaan bisa menghitung sisa cuti tersebut untuk diuangkan ke dalam penggajian terakhir bagi karyawan yang terkena PHK atau resign.
Penggajian
Besarnya upah yang didapatkan karyawan, ditentukan oleh contoh pembukuan Excel penggajian. Biasanya laporan ini dibuat setiap akhir bulan. Bukan hanya perusahaan yang membutuhkan laporan penggajian, tapi juga para karyawan.
Bagi perusahaan, laporannya dalam bentuk pembukuan yang tentu saja lebih lengkap dan menyeluruh. Hal ini karena isi informasinya berhubungan banyak karyawan. Data untuk penghitungan pajak penghasilan atau PPh 21 karyawan juga diperoleh dari laporan ini.
Sedangkan bagi karyawan sendiri, laporannya dalam bentuk slip gaji, dapat dalam bentuk fisik atau digital. Jadi, mereka bisa mengetahui hasil akhir perolehan upah berdasarkan rincian komponen apa saja.
Beberapa Manfaat Pembukuan Excel untuk Bisnis
Dibandingkan menghitung manual menggunakan kalkulator, akan lebih mudah dan cepat bila kamu memakai Microsoft Excel. Dari beberapa contoh pembukuan Excel, apakah kamu sudah mengetahui manfaatnya apa saja untuk bisnis? Beberapa di antaranya yaitu:
Identifikasi Laba dan Rugi
Manfaat pertama, pembukuan Excel dapat digunakan untuk mengidentifikasi laba dan rugi bisnis yang sedang kamu jalankan secara akurat. Data transaksi yang setiap hari diinputkan, bisa membantu kamu mengetahui distribusi produk maupun dana.
Mengetahui Pemasukan serta Pengeluaran
Melalui pembukuan ini, kamu juga bisa mengetahui pemasukan serta pengeluaran bisnis setiap harinya. Kaji ulang bila ternyata pengeluaran bisnis lebih besar dibandingkan pemasukan.
Sebab, pemasukan yang lebih kecil dibandingkan pengeluaran, menandakan bahwa bisnis sedang mengalami kerugian. Jika kamu tidak segera mengkajinya, semakin lama performa bisnis akan semakin menurun bahkan bangkrut.
Bahan Penentu Strategi Bisnis
Penerapan contoh pembukuan Excel bisa dijadikan bahan penentu strategi bisnis. Bila pada aspek tertentu dirasa pengeluarannya terlalu besar, kamu bisa menentukan strategi dengan membuat siasat.
Sebagai contoh, listrik yang digunakan terlalu boros, kamu bisa membatasi penggunaannya. Bisa juga memakai sumber listrik alternatif lain yang lebih hemat energi. Strategi bisnis yang tepat akan meningkatkan jumlah omset bisnis.
Memudahkan Pelaporan Pajak
Setiap badan usaha wajib melaporkan pajak. Bagaimana melaporkannya bila tidak memiliki laporan pembukuan? Untuk inilah kamu memerlukan pembukuan Excel agar memudahkan pelaporan pajak.
Kamu juga tidak kesulitan menghitung besarnya pajak yang perlu dibayarkan. Sebelum membuatnya, perhatikan contoh pembukuan Excel agar data yang diinputkan lengkap dan tidak terlewatkan.
Kekurangan Pembukuan Excel yang Penting Dijadikan Pertimbangan
Bukan hanya kelebihan, pembukuan menggunakan Excel juga memiliki kekurangan. Beberapa kekurangan yang ada bisa kamu jadikan pertimbangan sebelum memakainya. Pertama, informasi data harus diketikkan secara manual.
Situasi ini memerlukan waktu cukup lama, apalagi data yang dimasukkan banyak. Kedua, rentan mengalami human error. Data yang dimasukkan tergantung dari pihak penginput. Jika kurang teliti dan cermat, akan menimbulkan masalah berantai.
Perhatikan contoh pembukuan Excel, manfaatkan rumus untuk meminimalisir penginputan banyak data secara manual. Ketiga, memerlukan waktu lama untuk proses rekonsiliasi data. Seperti kamu tahu, bahwa perusahaan akan mengerjakan laporan tahunan serta audit.
Kegiatan ini membandingkan data yang sebelumnya dengan hasil ketika proses audit. Proses rekonsiliasi antara dua jenis dokumen Excel berbeda memerlukan waktu cukup lama. Sebab, perbandingannya harus dilakukan satu per satu.
Keempat, tidak adanya pemberitahuan sebagai pengingat mengenai perawatan dokumen tertentu. Dampaknya bila terlupa bisa mengganggu operasional perusahaan. Jika dokumen penting tersebut mengalami kerusakan, perusahaan perlu mengeluarkan biaya untuk perbaikan.
Salah satu alternatif untuk mengatasi permasalahan ini, kamu bisa memakai software penggajian. Jika memang ingin menggunakan Microsoft Excel dalam pengelolaan data, cermati contoh pembukuan Excel sebelum membuatnya.