5 Alasan Memakai Aplikasi Payroll Untuk Penggajian Karyawan

aplikasi-payroll-talenta-2

Proses Penggajian bisa menjadi hal yang memusingkan bagi departemen HR di sebuah perusahaan. Apalagi kalau Anda memiliki jumlah karyawan yang lebih dari lima puluh atau seratus orang. Tentu penggajian yang dilakukan tanpa sistem terotomatisasi akan memakan waktu dan energi, serta tidak lagi efisien. Di sinilah aplikasi payroll hadir atas suatu dasar kebutuhan. Aplikasi payroll dapat berperan untuk menghemat waktu dan mempermudah proses administrasi penggajian karyawan perusahaan Anda.

Buat Anda yang masih memulai bisnis dengan skala kecil, payroll mungkin memang kurang berperan. Apalagi kalau Anda hanya memiliki jumlah karyawan yang masih di bawah sepuluh orang. Payroll sekilas memang tidak cocok untuk pelaku UMKM yang belum memiliki karyawan dalam jumlah besar. Karena jumlah karyawan yang masih kecil, akan lebih efisien dan mudah kalau dikelola sendiri. Lebih dari itu, biasanya untuk bisnis dengan skala kecil, karyawan pun belum memiliki sederet tunjangan yang membuat kompleks penghitungan administrasi.

Lain halnya untuk perusahaan menengah dan besar.

Ikuti media sosial FR Consultant Indonesia untuk informasi lainnya tentang dunia Bisnis dan Digital Marketing, Keuangan beserta Perpajakan.

Memahami Pengertian Aplikasi Payroll

Sebenarnya, apa pengertian dari payroll? Kenapa payroll dapat berperan besar dan mendorong kemudahan administrasi dalam departemen HR? Dikutip dari Talenta sebagai penyedia jasa aplikasi payroll, sistem payroll juga diartikan sebagai sistem administrasi penggajian dan penghitungan gaji karyawan dalam perusahaan. 

aplikasi-payroll
Aplikasi Payroll Talenta

Sistem payroll tentu dapat membuat kinerja departemen HR menjadi lebih efektif dan menghemat energi. Sehingga mereka pun dapat menggunakan waktu kerjanya untuk melakukan keperluan operasional HR yang lain. Aplikasi payroll seperti Talenta juga akan berperan efektif dalam proses kemudahan dan keakuratan penghitungan. Sehingga HR tidak perlu lagi khawatir mengalami kesalahan penghitungan gaji atau tunjangan para karyawan.

Di dalam sistem payroll, setiap karyawan akan diberikan rincian komponen gaji yang dibayarkan perusahaan. Mulai dari uang lembur, potongan pajak, tunjangan transport, uang makan, BPJS, dan lain sebagainya. Rincian ini dapat membantu setiap karyawan memahami upah yang diterimanya setiap bulan.

Nah, sebelum mengenal lebih jauh tentang aplikasi payroll, ada baiknya Anda mengetahui siklus payroll yang telah dikenal secara umum. Menurut Romney dan Steinbart, para ahli sistem informasi akuntansi, mereka menyatakan bahwa di dalam siklus payroll setidaknya diperlukan tujuh urutan aktivitas bisnis sebagai berikut:

  1. Memperbaarui file master payroll (file induk penggajian), terkait dengan adanya perekrutan, pemberhentian, perubahan tarif gaji, potongan gaji karena surat peringatan, dll.
  2. Memperbaharui tarif dan hal-hal lain terkait peraturan pajak,
  3. Menerapkan rekapitulasi dan validasi data kehadiran pegawai,
  4. Menghitung gaji bagi masing-masing pegawai,
  5. Melakukan perhitungan tunjangan (BPJS) dan pajak yang dibayar atau dipungut oleh perusahaan,
  6. Mencairkan penggajian,
  7. Membayar BPJS, dan pajak penghasilan pegawai.

Alasan Penting Aplikasi Payroll Amat Dibutuhkan

Anda telah memahami pengertian dari sistem payroll itu sendiri, sekarang kita bisa merangkumnya menjadi alasan penting kenapa sistem penggajian modern ini menjadi amat dibutuhkan, terlebih oleh perusahaan dengan jumlah karyawan di atas 50 orang. Berikut di antaranya:

1. Membantu Karyawan Mengetahui Rincian Gaji

Aplikasi payroll bisa dikatakan sebagai sistem upah modern yang menggunakan komputerisasi dan teknologi digital. Sistem seperti ini menggunakan aplikasi klien yang bisa dipasang oleh karyawan di handphonenya masing-masing. Ini tentu menjadi lebih mudah. Karena begitu gajian masuk, karyawan akan dapat melihat slip gaji yang dikirimkan ke dalam informasi akun masing-masing. Karyawan dapat melihat rincian tunjangan, reimbursment, izin cuti, dan banyak lagi, melalui aplikasi tersebut.

Baca juga : Manfaat Laporan Keuangan Tahunan Bagi Perusahaan.

Karyawan Anda juga dapat melihat dengan jelas potongan gaji yang diperlukan, misalnya untuk bayar iuran BPJS, atau simpanan karyawan, dan lain sebagainya. Laporan ini pun bisa dikirimkan melalui email, ke alamat email si karyawan yang terdaftar.

Jikalau Anda masih menggunakan sistem penggajian tradisional, hal administratif dan laporan semacam itu tentu akan menyulitkan gerak Anda sebagai tim HR.

2. Penyimpanan Data Yang Lebih Aman dan Secara Otomatis

Karena semua serba digital, otomatis setiap kali HR melakukan transaksi pembayaran gaji, atau penghitungan gaji. Laporan dan data yang dibuat sudah otomatis tersimpan dalam sistem aplikasi payroll yang Anda gunakan, seperti talenta misalnya.

Dengan keamanan yang terjamin dan terancang dengan baik, Anda pun bisa lebih tenang dalam melakukan transaksi pembayaran. Anda tidak perlu khawatir terjadinya data atau arsip yang tercecer dikarenakan semua masih ditulis secara manual di pembukuan.

3. Pelayanan Pengajuan Mandiri

Layak disebut juga sebagai pengajuan self-services. Kalau di sistem penggajian tradisional, seorang karyawan biasanya akan mendatangi ruang HRD atau kepala manager divisi terkait, menunggu mereka selesai makan siang, lalu berbincang mengajukan cuti yang diharapkan. Pengajuan tersebut tentu memakan waktu dan tidak efisien. Apalagi kalau mengingat keadaan dunia kerja yang semakin sibuk seperti sekarang. Bahkan di beberapa perusahaan, tampaknya masih ada yang perlu menggunakan surat. Untuk dikirimkan atau diletakkan di meja HRD untuk pengajuan cuti dan lain sebagainya.

Dengan sistem payroll, kerepotan birokrasi yang semacam itu bisa dikurangi bahkan dihilangkan. Dengan sistem payroll, karyawan pun bisa lebih mandiri dalam memperhatikan dokumentasi yang berhubungan dengan gaji bulanannya dari perusahaan.

4. Penghitungan Potongan dan Jumlah Gaji Yang Akurat

Dalam praktek di lapangan, salah satu fitur utama aplikasi payroll yang sangat berguna adalah menghitung gaji setiap karyawan. Ketika jumlah gaji kotor sudah ditentukan, maka secara otomatis sistem payroll juga akan menghitung potongan gaji, seperti asuransi, pajak, dan BPJS. Seluruh potongan tersebut selanjutkan akan di input langsung pada jumlah gaji kotor sebelum nantinya dikirim secara otomatis ke rekening karyawan.

Kalau pun Anda rupanya mengalami kesulitan untuk menentukan konsep dan strategi bisnis serta keuangan, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis dan keuangan seperti FR Consultant Indonesia.

Beberapa sistem payroll tertentu bahkan mampu menyertakan penggantian suatu biaya reimbursement karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan BPJS, atau pengeluaran lainnya yang dilakukan karyawan secara otomatis.

Bukankah dengan mekanisme seperti itu, HR akan lebih efisien dalam bekerja? Sistem ini akan amat terasa manfaatnya ketika perusahaan memiliki lebih dari 100 orang karyawan.

5. Memudahkan Dalam Pembuatan Formulir Pajak

Dalam hal ini, tentu akan lebih memudahkan perusahaan. Karena sistem payroll juga bisa membuat suatu formulir pajak yang diperlukan pihak perusahaan dan pihak karyawan. Yang kemudian, formulir pajak tersebut bisa dikirim atau dicetak oleh pihak yang berkepentingan. Padahal andaikan Anda tidak menggunakan sistem payroll, pengajuan suatu formulir pajak akan lebih merepotkan karena melakukan segala sesuatunya serba manual.

Untuk itu, saat suatu perusahaan menggunakan sistem pembayaran payroll, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan akan otomatis menjadi lebih hemat. Selain itu, bagian HR juga akan lebih fokus dalam melakukan tugas yang lain, seperti meningkatkan aset sumber daya manusia di dalam perusahaan.

Baca juga : Mengenal Procurement dan Tugasnya

Gunakan Talenta Aplikasi Payroll bersama Jasa Konsultan Bisnis dan Keuangan

Bagaimana? Sekarang Anda lebih memiliki gambaran, kan? Betapa pentingnya sistem yang terintegrasi seperti aplikasi payroll untuk perusahaan Anda? Karena aplikasi payroll otomatis akan meningkatkan kinerja HR perusahaan menjadi lebih baik lagi ke depannya.

Aplikasi Talenta

Seandainya Anda mengalami kesulitan untuk menemukan sistem payroll yang tepat dan sesuai untuk perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan aplikasi payroll talenta yang telah menjadi mitra bisnis dengan FR Consultant Indonesia. Kami juga berperan sebagai penyedia jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan untuk usaha. Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.

FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.

FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)