Dalam sebuah bisnis atau perusahaan, semuanya memiliki peran penting dalam membangun perusahaan untuk semakin berkembang maju. Dan kegiatan administrasi keuangan merupakan hal yang tidak boleh dilewatkan. Mengingat aktivitas yang satu ini memiliki peran yang begitu penting.
Segala bentuk perkembangan keuangan akan sangat berpengaruh dalam jalannya proses perusahaan. Untuk itu secara tidak langsung administrasi keuangan dapat meningkatkan fungsionalitas bisnis yang sedang Anda kelola.
Apa itu administrasi keuangan?
Administrasi keuangan adalah sebuah kegiatan yang mana melibatkan pengelolaan dalam keuangan. Mulai dari perencanaan keuangan, pengaturan keuangan, tanggung jawab atas keuangan hingga mengawasi kegiatan keuangan perusahaan tersebut. Adanya pengelolaan keuangan dalam perusahaan guna untuk membuat sistem akuntansi dapat berjalan dengan lancar.
Istilah kata ‘administrasi’ memiliki arti dengan sebuah kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang secara teratur dengan melalui tahapan yang efektif. Kegiatan tersebut juga diberikan sebuah sarana untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Fungsionalitas akan selalu ditingkatkan demi menunjukkan hasil kerja dari sebuah administrasi itu sendiri.
Menurut Memesah : 1995 mengatakan bahwa adalah sebuah aktivitas dan juga prosedur yang memiliki peran dalam mengelola keuangan dengan cara yang sah, hemat, tertib, berhasil guna hingga berdaya guna. Pengelolaan tersebut juga meliputi penerimaan, sumber hingga pembiayaan.
Tujuan dari administrasi keuangan
Administrasi keuangan memiliki tujuan dalam mengelola semua kegiatan keuangan dalam perusahaan. Hal tersebut dilakukannya agar sistem keuangan tetap berjalan dengan efisiensi dan juga tepat sasaran. Segala bentuk aktivitas tersebut memiliki tanggung jawab yang telah diberlakukan dalam setiap kegiatan. Selain itu, ada beberapa tujuan lagi yang harus dicapai oleh administrasi keuangan, antara lain:
- Manajer keuangan akan dapat dengan mudah memahami kondisi keuangan dalam perusahaan dengan waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
- Dapat meningkatkan efisiensi dan akurat dalam pemasukan dan pengeluaran sumber dana perusahaan.
- Segala bentuk transaksi keuangan akan jauh lebih mudah karena ada dukungan bukti yang telah di verifikasi.
Bagaimana meningkatkan fungsionalitas dengan administrasi keuangan?
Untuk terus meningkatkan fungsionalitas administrasi keuangan dalam bisnis. Tentunya ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh staf bagian administrasi keuangan. Mulai dari rencana hingga tanggung jawab seperti berikut, yaitu:
- Menyusun rencana keuangan perusahaan
Seorang yang bekerja dalam bidang administrasi keuangan harus memiliki komitmen dalam membuat rancangan keuangan mulai dari pendapatan perusahaan, pembayaran hingga kredit harus dilakukan dengan sistematis yang akurat dalam pertahunnya. Semua kegiatan rencana ini juga dapat dilakukan dengan melihat dan memahami laporan dan arsip dari periode sebelumnya.
Setiap dokumen dalam keuangan perusahaan akan selalu di arsip tiap tahunnya sebagai sebuah acuan untuk rencana keuangan periode selanjutnya. Hal tersebut juga berguna agar dokumen rapi dan mudah ditemukan.
2. Menyusun laporan keuangan perusahaan
Dalam menyusun laporan keuangan ada banyak jenisnya. Mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Laporan penyusunan ini juga tanggung jawab dari anggota staf administrasi lainnya. Bentuk dari laporan tersebut untuk dilakukan secara bertahap dan dapat tersusun rapi. Semua bentuk laporan tersebut juga dapat disusun dengan berdasarkan berbagai aktivitas. Mulai dari arus kas masuk, kas keluar, hutang, transaksi keuangan yang lainnya.
3. Mengelola keuangan perusahaan
Kegiatan mengelola keuangan hingga modal dapat menjadi tanggung jawab dari manajemen keuangan. Berbagai bentuk aktivitas yang harus ada dalam pengelolaan ini mulai dari dengan melaporkan penarikan, penyetoran, pembukuan, menghitung jumlah yang telah disetorkan hingga pada catatan segala bentuk transaksi. Transaksi tersebut merupakan kegiatan yang melibatkan kas atau uang dari perusahaan.
4. Melakukan analisis keuangan perusahaan
Segala bentuk dana pinjaman atau kredit telah menjadi tanggung jawabnya. Hal ini juga memiliki kaitannya dengan terbitan faktur hingga kumpulan pembayaran atau hutang yang nantinya harus dibayar oleh perusahaan. Semuanya harus masuk dalam analisa tim tersebut.
Secara umum tujuan dengan adanya administrasi keuangan untuk mengelola segala bentuk keuangan yang memiliki kaitannya dengan perusahaan agar sistem berjalan dengan baik dalam setiap unit perusahaan. Untuk meningkatkan fungsionalitas bisnis tentunya hal tersebut harus dilakukan agar sistem keuangan dapat berjalan secara efisien dan akurat.
Prinsip administrasi keuangan
Selain berbagai cara dalam meningkatkan fungsionalitas bisnis, ada juga yang harus dimengerti yaitu prinsip yang dimiliki oleh administrasi keuangan, yaitu:
- Akuntabilitas
Kewajiban moral bagi perusahaan memberikan informasi yang meliputi dana hingga wewenang kepada pihak ketiga.
2. Konsistensi
Selalu memiliki konsistensi dari waktu ke waktu. Karena jika terjadi perubahan yang mana berarti tidak konsisten menjadi sebuah pertanda manipulasi laporan.
3. Kelangsungan hidup
Sebuah ukuran di mana keberlanjutan keuangan dan tingkat keamanan dalam perusahaan.
4. Transparansi
Perusahaan terbuka dengan informasi kepada yang berkaitan dan dapat di akses dengan mudah oleh para manajemen.
5. Standar akuntansi
Semua sistem dalam keuangan harus sesuai dengan standar akuntansi Indonesia pada umumnya.
6. Integritas
Segala bentuk laporan harus dijaga integritas dengan akuran dan kelengkapan dalam setiap elemennya.
7. Pengelolaan
Mengelola keuangan agar mencapai tujuan dari setiap perusahaan dengan tepat.
Adanya administrasi keuangan ini memiliki peran yang sangat penting guna membuat semua keuangan dalam perusahaan dapat berjalan dengan akurat. Jika tidak ada administrasi keuangan itu sendiri, maka dapat dipastikan akan ada hambatan dan berakhir menggapai kerugian.
Mengingat era yang semakin canggih dan juga teknologi yang semakin maju, otomatis administrasi keuangan menjadi elemen yang begitu penting dalam berjalannya sebuah perusahaan.