Table of Contents
Standar Operasional Prosedur Untuk Usaha Kecil di Indonesia
Standar Operasional Prosedur adalah alur sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. SOP hadir dalam bentuk dokumen yang berkaitan dengan prosedur-prosedur yang dilakukan oleh setiap orang di dalam organisasi perusahaan secara kronologis untuk membantu menyelesaikan pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja efektif dari pekerja dengan biaya serendah-rendahnya.
Tahukah Anda kalau FR Consultant Indonesia siap membantu mengimplementasikan software akuntansi online yang bisa memudahkan Anda menerapkan Standar Operasional Prosedur sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Sehingga dapat meningkatkan perfoma dari bisnis anda.
Elemen Esensial dari Standar Operasional Prosedur
SOP memiliki beberapa elemen penting yang membuatnya bermakna dan jelas. Komponen SOP meliputi:
Tujuan SOP
Bagian pertama dan paling penting dari prosedur operasi standar adalah mendefinisikan tujuan yang jelas. Tujuannya harus menjawab pertanyaan spesifik seperti untuk siapa SOP, bagaimana / di mana menggunakannya, dan masalah apa yang akan dipecahkan.
Cakupan SOP
Lingkup cakupan mendefinisikan penerapan dan penggunaan SOP. Untuk siapa dan untuk kasus penggunaan bisnis apa yang dicakupnya.
Tanggung jawab
Siapa yang melakukan tugas itu? Jika ada masalah dengan tugas tersebut, kepada siapa masalah ini harus ditingkatkan? Terakhir, siapa yang mengawasi SOP ini dan bertanggung jawab untuk memastikannya selalu diperbarui dan memperbaikinya?
Akuntabilitas
Manfaat dari standar operasional prosedur adalah dengan menciptakan ini Anda bisa meminta pertanggungjawaban staf. Mereka harus membahas siapa yang akan memastikan implementasi prosedur dalam SOP dan siapa yang akan bertanggung jawab jika suatu prosedur tidak diikuti.
Prosedur SOP
Ini adalah inti dari SOP yang menentukan tugas mana yang perlu dilakukan dan bagaimana mereka akan melakukannya. Prosedur ini mencakup semua langkah yang perlu diikuti oleh staf. Ini sering merupakan satu-satunya komponen yang perlu dilihat dan dikelola oleh sebagian besar staf Anda.
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Cara Merancang Standar Operasional Prosedur Perusahaan
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, ukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum.
Ada cara-cara yang bisa digunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas dari anjuran PERMENPAN. Apa sajakah?
a. Membuat Susunan Kerja
Langkah pertama adalah mendapatkan informasi tentang prosedur, aktivitas, dan proses aktual. Anda perlu menentukan prosedur yang tepat dan dapat dilakukan oleh seseorang yang telah melakukan tugas atau mengetahui
tugas secara keseluruhan.
Mintalah pada seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan Anda agar berbicara dengan bawahannya untuk menentukan hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.
b. Merencanakan Alur Proses
Dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur proses, menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.
c. Lakukan Wawancara
Melakukan wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja.
d. Tulis, Bahas & Sosialisasikan
Setelah melakukan wawancara dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan mulai bisa menulis SOP, membahas kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan maka sudah bisa mulai disosialisasikan.
e. Pelatihan
Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.
Menerapkan prosedur operasi standar adalah salah satu langkah paling penting dalam proses. Implementasi adalah proses multi-langkah.
A. Ini dimulai dengan meninjau SOP tertulis oleh sekelompok ahli.
B. Karyawan perlu dilatih. Anda perlu memberikan mereka instruksi dan perincian yang diperlukan terkait dengan SOP sehingga mereka dapat mulai menerapkannya secara benar.Ini sangat penting dan menantang ketika Anda menerapkan SOP baru atas proses yang ada dan mungkin dengan cara yang baru.
C. Perhatikan akuntabilitas. Percayakan karyawan dan tim yang bertanggung jawab atas penerapan SOP dengan menggunakan sistem untuk memantau kepatuhan terhadap SOP dan mengukur hasilnya.
f. Evaluasi
Setidaknya dalam jangka waktu setahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau dihilangkan.
Selain untuk perusahaan secara umum, kita juga mengenal SOP untuk akuntansi. SOP akuntansi ini bisa menjadi standar atau rujukan dalam bidang akuntansi yang meliputi kegiatan pencatatan atau pembukuan seperti pembukuan transaksi keuangan, jurnal khusus, buku besar, neraca, hingga menjadi sebuah laporan akhir perusahaan.
FR Consultant Indonesia adalah Jasa Penyedia Pembukuan, Pajak, Payroll, Software Akuntansi online, Pelatihan & Perijinan. Dengan menggunakan dari kami semua pelaporan keuangan bisnis Anda akan menjadi lebih mudah dan sesuai standar akuntansi.
