Membuat action plan adalah upaya penting yang perlu dilakukan oleh pengusaha. Sekali pun bisa jadi, banyak pengusaha yang merasa tidak perlu membuatnya. Hal ini terjadi mungkin dikarenakan belum sampainya pemahaman terkait action plan dalam membangun bisnis atau berwirausaha. Karena action plan adalah kunci penting, sebelum membuat strategi yang ingin diterapkan dalam berwirausaha.
Di dalam sebuah perusahaan, action plan sudah sepatutnya dibuat oleh pimpinan perusahaan. Karena dengan action plan yang jelas, pimpinan akan mengetahui langkah yang sepatutnya diambil untuk menerapkan strategi yang sudah disusun untuk digencarkan oleh para staff perusahaan.
Di tulisan kali ini saya akan membahas:
- Apa maksud dari action plan?
- Bedanya action plan dengan strategi usaha?
- Apa saja yang dibutuhkan untuk membuat action plan?
Buah Anda yang baru ingin memulai usaha, ada baiknya kalau Anda mengerti satu-dua hal terkait action plan. Karena dengan membuat serta memiliki action plan, maka Anda tidak lagi meraba-raba dalam menjalankan bisnis yang Anda impikan.
Ikuti media sosial FR Consultant Indonesia untuk informasi lainnya tentang dunia Bisnis dan Digital Marketing, Keuangan beserta Perpajakan.
Maksud dan pengertian dari Action Plan adalah?
Dalam bahasa Indonesia, action plan bisa diartikan sederhana sebagai Rencana Aksi. Atau, bisa dijuga disebut sebagai Program Kerja, yang dibutuhkan untuk memetakan langkah-langkah kerja dalam upaya menjalani strategi yang telah disusun perusahaan. Action plan dibutuhkan oleh para karyawan perusahaan supaya mereka mendapatkan gambaran yang baik terkait apa yang dapat mereka kerjakan, apa langkah-langkah yang perlu didahulukan, mana prioritas dan mana yang penting untuk disegerakan.
Mengutip dari sentralsistem.com, action plan adalah hal yang berbeda dengan kebiasaan rutin kerja. Kebiasaan rutin adalah yang yang terjadi berulang-ulang. Seperti, mengecek email kantor, sedangkan action plan berbeda.
Baca juga : 5 Alasan Memakai Aplikasi Payroll Untuk Penggajian Karyawan
Berdasarkan kondisi tersebut, maka ada persyaratan penting pada action plan yang harus dipenuhi:
- Action plan bukan penjabaran target. Misalnya target sales 3,6 miliar, maka action plan-nya adalah target divisi A adalah 2 miliar, target divisi B adalah 1,6 miliar
- Action plan bukan berisi pekerjaan rutin, pekerjaan yang sehari-hari sudah dilakukan. Misalnya memonitor pencapaian sales tiap bulan, mengunjungi pelanggan setiap 6 bulan sekali padahal sudah rutin dilakukan, melakukan meeting koordinasi, melakukan audit ISO 9001 setiap 6 bulan, membahas setiap claim yang masuk, dan tugas lainnya yang bersifat rutinitas.
- Action Plan adalah aktivitas kerja baru yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Bisa berupa program improvement yang belum pernah dilakukan sebelumnya untuk mengatasi kelemahan sistem yang ada.
Action plan juga berperan memberikan masukan kepada karyawan, terkait prioritas kerja dan langkah-langkah improvisasi yang dapat diambil ke depannya. Untuk mewujudkan tujuan. Lantas, apa saja yang bisa dikategorikan sebagai elemen dari action plan?
Berikut di antaranya:
1. Daftar Tugas
Daftar tugas yang harus dipenuhi atau dikerjakan oleh masing-masing orang. Yang dengan daftar tugas ini, karyawan atau pun Anda sebagai pimpinan perusahaan, dapat memahami apa saja yang perlu dilakukan untuk meraih tercapainya tujuan perusahaan. Menggunakan strategi yang telah ditentukan.
Adanya daftar tugas, membantu karyawan dan Anda sendiri tidak kehilangan arah atau kebingungan di tengah jalan, saat melakukan eksekusi kerja. Agenda kerja pun menjadi lebih jelas.
2. Jadwal Kerja
Setelah Anda memiliki daftar tugas terkait apa-apa saja yang perlu dikerjakan atau pun dilakukan. Maka, selanjutnya yang diperlukan adalah jadwal kerja. Tanpa adanya jadwal kerja, baik Anda mau pun karyawan perusahaan tentu akan mengalami kesulitan saat harus memulai pekerjaan yang ditetapkan.
Tanpa jadwal kerja, pengerjaan tugas menjadi terbengkalai. Karyawan akan melakukan pekerjaan yang telah didelegasikan secara acak, tanpa urutan yang seharusnya. Jadwal kerja juga berperan sebagai tenggat waktu.
Ambil contoh misalnya karyawan A, ditugaskan untuk mengerjakan desain B, desain C dan D. Tanpa adanya jadwal kerja, karyawan sangat mungkin akan melakukan pekerjaan tersebut secara acak. Andaikan desain D lebih dulu dibutuhkan, sementara karyawan A justru mengutamakan pengerjaan desain C. Otomatis akan terjadi keterlambatan alur kerja. Terlebih andaikan desain D sudah ditunggu oleh klien yang bersangkutan.
Nah.. di sini lah pentingnya jadwal kerja. Baik untuk karyawan, mau pun pimpinan perusahaan.
3. Sumber Daya Manusia atau Fasilitas
Yang diperlukan selanjutnya untuk kelancaran proses action plan, agar dapat berjalan lancar dan sukses. Adalah sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Beserta juga fasilitas yang disediakan oleh perusahaan, untuk para karyawan.
Kedua sumber daya ini tak jarang diremehkan. Karena biasanya, pemimpin perusahaan condong mengutamakan produk atau layanan yang dijual, lalu lupa memerhatikan sumber daya yang dimiliki. Action plan juga berfungsi untuk mengalokasikan sumber daya yang ada, untuk mencapai keberhasilan strategi dan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Dengan pengalokasian sumber daya yang tepat, kesediaan fasilitas yang baik dan terpenuhi, maka hal tersebut akan mengangkat peluang keberhasilan perusahaan untuk memenuhi action plan yang telah dibuat.
4. Anggota Yang Dilibatkan
Setelah sumber daya yang ada, selanjutnya adalah anggota yang dilibatkan. Dalam action plan, anggota yang dilibatkan harus dicantumkan. Supaya terjalin konsistensi dalam melakukan pekerjaan yang ditugaskan. Lebih dari itu, anggota ini haruslah yang memang memiliki kemampuan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Kalau pun Anda rupanya mengalami kesulitan untuk menentukan konsep dan strategi bisnis serta keuangan, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis dan keuangan seperti FR Consultant Indonesia.
Jangan Anda memberikan pekerjaan ke anggota yang memang tidak memiliki latar belakang, atau kemampuan untuk mengerjakan pekerjaan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Semua pihak yang terlibah pun harus saling mengetahui proses pekerjaan yang sedang dijalankan, dan lebih lagi, mengetahui bagaimana proses kerjaan yang telah dimandatkan kepadanya.
Bagi pemimpin perusahaan, mengenal anggota yang dilibatkan tentu akan memberikan ketenangan tersendiri. Karena artinya, Anda tahu kepada siapa tugas tersebut didelegasikan.
5. Komunikasi Yang Jelas
Komunikasi sering kali menjadi masalah dalam sebuah tim yang menjalani bagian-bagian tertentu pada suatu perusahaan. Itu sebabnya, Anda harus memastikan komunikasi ini berjalan dengan lancar secara dua arah. Janganlah sampai terjadi kepincangan komunikasi kerja, sehingga proses kerja menjadi terhambat.
Lebih dari pada itu, alur komunikasi yang ditetapkan pun harus diketahui oleh setiap anggota yang terlibat di dalam proyek. Misalnya, setiap staff berposisi B, perlu berdiskusi terkait pembelian produk, kepada supervisor A. Ini perlu diketahui secara jelas dan pasti. Jangan sampai, ada staff posisi B, bertanya tentang pembelian produk kepada manager A. Tentu hal tersebut akan jalan melenceng dari alur komunikasi yang telah ditetapkan.
Dampaknya akan terjadi kesalahpahaman.
Perbedaan Action Plan dengan Strategi Usaha
Anda telah mengetahui penjelasan dari action plan atau program kerja. Lalu, apa bedanya dengan strategi usaha?
Ketika action plan diartikan ke dalam langkah kerja, atau program kerja untuk mencapai tujuan, dengan melakukan langkah-langkah improvisasi yang konkrit oleh tim yang terlibat. Maka, strategi usaha lebih condong kepada suatu pedoman, atau komitmen, atau metode kerja sebuah perusahaan, untuk mencapai tujuannya.
Contoh sederhana dari strategi usaha, seorang marketing, memberikan parsel tahun baru kepada seorang klien. Hal tersebut bisa dikatakan sebagai strategi usaha. Tujuannya, adalah untuk menjaga keakraban hubungan antara si klien, dengan si marketing tersebut. Dengan harapan, kerja sama selanjutnya dapat tetap berjalan lancar.
Apa yang dibutuhkan untuk membuat Action Plan?
Action plan membutuhkan beberapa komponen untuk dapat berjalan, di antaranya:
1. Tentukan Apa Yang Menjadi Tujuan Anda.
Anda membutuhkan tujuan ini untuk membuat action plan yang matang. Karena tanpa tujuan kerja yang jelas, tentu action plan tidak bisa dibuat. Definisikan arti sukses Anda pada proyek yang ingin dijalankan, kepada tim yang akan terlibat. Apa gol yang ingin dicapai? Karena ketika tujuan atau gol ini sudah berhasil ditetapkan, maka Anda akan lebih mudah mendelegasikannya kepada anggota tim Anda.
2. Petakan Langkah Yang Ingin Anda Ambil.
Setelah menetapkan tujuan dan menjelaskannya kepada tim Anda, selanjutnya adalah memetakan langkah yang ingin diambil. Apa yang ingin pertama-tama dilakukan. Bagaimana cara melakukannya, siapa yang akan melakukan, dan kapan akan dilakukan, serta kapan harus selesai?
Baca juga : 5 Kriteria Penting Yang Perlu Diketahui Saat Menyewa Akuntan
Misalnya, seperti ini: Karyawan A harus menyesaikan kerja produksi dan menghasilkan produk sejumlah 10. Pengerjaan diawasi akan oleh B. Tenggat waktu yang ada berkisar 3 hari.
Penting untuk setiap anggota tim mengetahui langkah-langkah tersebut, supaya tidak terjadi keterlambatan sampainya informasi sehingga menyebabkan kelalaian produksi.
3. Tetapkan Milestone Untuk Setiap Tim.
Seiring berjalannya waktu, proses kerja juga harus selalu diperhatikan. Setiap tim, sebelum mencapai tujuan akhir pekerjaannya, harus mengetahui titik-titik milestone yang bisa dicapai. Milestone ini bisa menjadi tempat beristirahat sejenak, sebelum mereka lanjut berlari mengejar tenggal waktu untuk menyelesaikan tugas yang selanjutnya.
Anda juga bisa memberikan reward kecil-kecilan untuk karyawan yang telah berhasil mencapai milestone-milestone tertentu. Hal ini gunanya tentu untuk mendorong kembali semangat karyawan.
4. Terus Awasi Jalannya Proyek Anda.
Pengawasan tetaplah harus ada, tidak bisa diabaikan. Itu sebabnya Anda tetap harus memantau kinerja tim dan berbagai kesulitan serta kebutuhan, yang bisa tiba-tiba muncul. Semakin ada cermat terhadap berlangsungnya proses yang telah ditetapkan dalam action plan, semakin besar peluang action plan Anda terlaksana dengan kinerja maksimal.
Datangi karyawan Anda setiap kali mereka berhasil mencapai milestone tertentu. Tanyakan kesulitan, dan kendala yang terjadi, agar bisa mengambil antisipasi untuk langkah ke depannya. Karena itu, sekali pun action plan sudah dibuat, sebagai pimpinan atau bagian manajerial, sudah menjadi tugas Anda untuk mengawasi jalannya setiap langkah dalam action plan tersebut.
Gunakan Jasa Konsultan Bisnis dan Keuangan
Apabila Anda masih bingung membuat tentang action plan, Anda sebenarnya bisa menggunakan bantuan pihak ketiga. Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis milik FR Consultant Indonesia untuk membuat action plan perusahaan Anda. Kami juga berperan sebagai penyedia jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan untuk usaha. Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.
FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.
FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)