Pengertian HRIS (Human Resources Information System) atau biasa sering dikenal dengan system HRM adalah sistem yang dimana dipergunakan agar memudahkan pengelolaan serta mengakses data sumber daya manusia. Lalu apa tujuan diadakannya sistem HRIS? Tujuan dari adanya sistem HRIS ini tak lain adalah untuk membantu kerja Human Resources Development dalam meningkatkan performa para pekerja/karyawannya. Dengan ini, HRD tak perlu berkutat pada pekerjaan administrasi yang dapat memakan waktu. Human Resources bisa fokus kepada pekerjaan lain yang sifatnya analitis dan strategi dalam perkembangan kualitas Sumber daya manusia.
Pengertian Human Resources Information System (HRIS) merupakan sistem yang dapat terintegrasi dengan modul lain oleh perusahaan yang membutuhkan sistem tersebut. Serupa dengan sistem ERP, Human Resources Information System juga tersedia berbagai jenis solusi ialah on-premise atau perangkat lunak desktop, perangkat berbasis web, dan aplikasi mobile.
Baca juga : 5 Strategi Upaya Audit Usaha Perdagangan Anda!
Fungsi Human Resources Information System.
Setiap perusahaan wajib memiliki salah satu perangkat lunak yaitu Human Resources Information System atau HRIS. Manfaat dari perangkat lunak HRD ini cukup banyak, simak manfaatnya:
1. melindungi data karyawan.
Data pekerja atau karyawan bersifat privasi dan hanya orang yang memiliki kepentingan saja yang bisa mengkasesnya. Dalam software tersebut, HR Manager bisa mengontrol siapa saja agar dapat mengakses informasi, sehingga risiko pencurian data bisa diminimalisir.
2. mempermudah proses penggajian.
Dengan HRIS, proses penggajian karyawan bisa lebih mudah dan cepat. Kesalahan manusia yang sering terjadi dapat mengakibatkan salah dalam melakukan penghitungan gaji bisa diminimalisir, karena pada system ini terdapat moduk akuntan yang bisa menghitung sesuai dengan jam kerja serta kehadiran karyawan.
Bukti gaji bisa dibuat dalam kurun waktu beberapa menit dan semua tersimpan dengan baik di dalam sistem, sehingga pihak manajemen dan pekerja bisa melacak dengan mudah. Selain itu, pihak manajer dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan dapat melihat komponen gaji tiap karyawannya.
3. Mengawasi kinerja pekerja.
HRIS dapat memudahkan untuk melakukan identifikasi terhadap karyawan baik yang cepat berkembang maupun karyawan yang tidak cepat berkembang. Kemudian HR manajer bisa menetapkan KPI tiap karyawannya lalu mengukur pencapaiannya kerja karyawannya. Hal tersebut juga akan memudahkan manajemen dalam melakukan pengevaluasian karyawan.
4. Biaya operasional HR lebih efisien.
Sistem HRM ini dapat membantu meringankan biaya operasional HR dengan cara mengurangj atau menghilangkan penggunaan kertas yang tak efisien. Pada perangkat ini, juga akan menguranhi kebutuhan pekerja untuk mengelola sumber daya manusia karena segala proses bisa ditangani oleh sistem secara otomatis.
5. Proses rekrutment jadi lebih sederhana.
Dalam proses rekrutmen, mulai dari interview sampai penerimaan pekerja baru bisa ditangani dengan mudah yaitu menggunakan HRIS (Human Resources Information System). Pihak manajer bisa menbuat beberapa tahapan dalam melakukan proses rekrutmen serta menempatkan calon pekerja/karyawan berdasarkan pada statusnya.
6. Dapat mengoptimalkan proses pengambilan keputusan.
HRIS dapat membantu pihak manakemen dalam melakukan pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan, seluruh informasi yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia dapat ditinjau oleh perusahaan melalui satu sistem terpusat, dengan begitu pihak manajemen dapat lebih mudah dan cepat untuk mengetahui siapa saja yang sudah memberikan kontribusi untuk perusahaan mana yang belum.
Fitur utama yang terdapat didalam HRIS.
HRIS tentunya mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing, meski begitu terdapat beberapa fitur utama yang sebenarnya ada didalam perangkat lunak HRM yang canggih dan lengkap. Antara lain:
1. Perencanaan Penggajian.
Didalam fitur ini bisa menjadi fitur yang sangat krusial di HRIS. Dalam proses penggajian pada perusahaan bisa menjadi paling kompleks, karena tiap pegawai memiliki jumlah upah, pembayaran pajak, dan tunjangan yang tentunya tidak sama.
Dengan adanya fitur tersebut, gaji pekerja atau karyawan bisa dihitung berdasarkan kehadiran, kinerja, dan pemotongan pajak sehingga dapat meminimalisir kesalahan penghitungan gaji. Laporan yang berkaitan dengan gaji karyawan bisa ditinjau perusahaan dalam satu layar sehingga memudahkan HR manager untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Perencanaan Pajak dengan HRIS.
HRIS yang baik sebenarnya mempunyai tax manajemen. Seluruh informasi yang berkaitan dengan keuangan dan pajak Pph 21 karyawan, dimulai dari Nomor Pokok Wajib Pajak/NPWP, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, sampai informasi bank karyawan seharusnya dapat ditinjau dengan sistem.
Perencanaan Keuangan.
Berbagai pengeluaran dan pengembalian yang diajukan oleh karyawan, semuanya bisa ditinjau dengan menggunakan fitur Manajemen Keuangan. Pihak manajemen bisa memuat setiap laporan berkaitan dengan pengeluaran oleh karyawannya. Tentu ini akan mempermudah manajemen dalam mengontrol biaya.
2. Perncanaan penilaian.
System HRM bisa membuat proses pengevaluasian terhadap karyawan menjadi lebih praktis. Pihak manajer dapat membuat sendiri lembar evaluasi untuk diberikan kepada setiap karyawan.
Pengertian HRIS sendiri ialah perangkat lunak yang bisa membantu berbagai proses didalam divisi SDM seperti kehadiran, aktivitas rekrutment, penggajian hingga penilaian kinerja para karyawannya. Jika tidak ada perangkat lunak ini kesalahan dalam menghitung gaji serta pajak disebebkan karena kesalahan manusia sendiri akan sering terjadi dan bakal merepotkan pihak manajemen karena lebih banyak waktu, biaya dan tenaga yang dibutuhkan.