Mengenal Admin Keuangan

Admin keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam suatu bisnis, karena ia berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan atau organisasi. Tapi, beberapa diantara kita juga masih banyak yang belum memahami arti dari administrasi keuangan yang sebenarnya. Karena, kebanyakan dari kita menganggap bahwa administrasi keuangan adalah staff yang berkaitan dengan kegiatan pembayaran.

Dalam perkembangan usaha yang sangat pesat, tentunya perusahaan harus memperhatikan administrasi keuangan. Mengapa administrasi keuangan sangat penting? Karena merupakan salah satu aspek yang dapat mengatur pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

Justru dikarenakan aspek tersebut penting, maka perusahaan perlu melakukan administrasi keuangan secara efektif dan efisien. Kebanyakan orang akan mengira bahwa administrasi keuangan selalu berhubungan dengan mencatat transaksi keuangan atau pembayaran.

Pengertian Administrasi Keuangan

Pada dasarnya, administrasi adalah suatu bentuk kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk bisa membantu, mengatur, ataupun melayani kegiatan agar bisa tercapai sesuai dengan tujuannya. Hal ini tentunya sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar seluruh kepentingannya bisa diatur dengan baik.

Pengertian administrasi bisa juga diartikan sebagai suatu bentuk aktivitas yang dikerjakan oleh sekelompok manusia dengan beberapa tahapan secara teratur dan dipimpin dengan lebih efektif dan efisien menggunakan sarana yang tepat agar bisa mencapai tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan bersama. Di dalam proses pengerjaannya, administrasi akan mengembangkan pekerjaan dan fungsinya.

Secara umum, bisa diartikan bahwa Administrasi keuangan adalah suatu proses kegiatan usaha yang dilakukan untuk dapat membantu, melayani, dan kegiatan tersebut dalam mencapai tujuannya. Tentunya hal ini akan dibutuhkan oleh setiap perusahaan yang ingin keuangannya diatur dengan baik.

Jika pelaksanaannya bisa dilakukan dengan lebih cepat, maka tentunya akan lebih menguntungkan pihak perusahaan. Salah satu kunci penting agar pengerjaan administrasi bisa dilakukan dengan baik, maka semua orang yang ada di dalamnya harus mampu melakukan kerjasama dengan baik sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

Jika tidak melakukan hal demikian, maka seluruh proses yang berjalan akan menjadi terhambat dan menjadi kendala, sehingga tidak bisa berjalan dengan lancar.

Di era modern dan serba digital seperti saat ini, prinsip kerja administrasi akan sangat membantu seluruh proses pengembangan perusahaan. Hal ini sangat berguna agar mampu menggerakan beragam kegiatan operasional perusahaan.

Selain itu, pihak perusahaan pun harus memahami sistem dan organisasi secara menyeluruh agar usahanya bisa berkembang sesuai dengan apa yang diharapkan. Terlebih lagi, keuangan adalah salah satu komponen penting yang ada dalam bisnis apapun.

Baca juga: Kunci Sukses Perusahaan Adalah Penerapan Manajemen Bisnis Yang Baik

Pengertian Administrasi Keuangan dalam Arti Luas dan Sempit

Dalam Artian Luas

Administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu pedoman yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi untuk menghasilkan aktivitas organisasi. Termasuk di dalamnya mengelola keuangan yang terdiri dari perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan pengawasan keuangan.

Dalam Artian Sempit

Administrasi keuangan dalam arti yang sempit adalah mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan, pendataan, serta pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan dalam bentuk pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari diadakannya administrasi keuangan pada dasarnya adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik. Sehingga, hal tersebut bisa dipertanggungjawabkan seluruh kebenarannya berdasarkan seluruh ketetapan yang sedang berlaku.

Selain itu, administrasi keuangan memiliki tujuan lain, yaitu:

Mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada suatu perusahaan.

Mempermudah kegiatan transaksi keuangan, karena setiap transaksi yang dilakukan bisa ditunjukkan dengan bukti yang bisa dipertanggung jawabkan.
Mempermudah manajernya dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Fungsi Administrasi Keuangan

Terdapat beberapa fungsi administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Investment Function

Dalam hal ini, administrasi keuangan berfungsi sebagai suatu wadah yang digunakan untuk menyimpan debit ataupun dana perusahaan yang nantinya bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan. Terdapat dua investasi yang ada dalam adminsitrasi keuangan yaitu:

Long Term Investment, merupakan aset tertinggi perusahaan yang digunakan untuk keperluan perusahaan di masa yang akan datang, seperti tanah, alat produksi, kas, dll.

Short Term Investment, merupakan aset perusahaan yang memiliki nilai rendah sehingga nilainya bisa habis lebih cepat, seperti utang-piutang, persediaan, kas, dll.

2. Shopping Function

Fungsi administrasi keuangan pada poin ini menandakan bahwa administrasi keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan atau debit dari suatu perusahaan yang berguna untuk kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, staff administrasi keuangan bisa membelanjakan dana perusahaan dengan sebijak-bijaknya.

3. Profit Sharing Function

Administrasi keuangan akan diberikan kepercayaan untuk membuat serta menentukan aturan di dalam urusan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan

4. Fundraising Function

Pada umumnya, fungsi yang dimaksud pada poin ini adalah menyediakan dana untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu memenuhi kebutuhannya. Hal ini bisa diartikan sebagai mencari investor ataupun sponsor untuk perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa faktor dan komponen administrasi keuangan, komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut:

Perencanaan Keuangan, adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan keuangan dalam kurun waktu tertentu.

Penganggaran Keuangan, adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan berbagai kegiatan lain yang sudah direncanakan sebelumnya dan seluruh anggarannya dibuat secara rinci.
Pengelolaan Keuangan, adalah bentuk pemanfaatan dana yang dilakukan dengan berbagai cara untuk memaksimalkan performa suatu perusahaan.
Pencarian Keuangan, adalah seluruh hal yang berhubungan dengan bagaimana cara dalam pengadaan suatu dana agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana.

Pengendalian keuangan, yaitu seluruh hal yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan performa pada sektor keuangan di suatu perusahaan.
Penyimpanan Keuangan,adalah seluruh bentuk kegiatan pengumpulan dana perusahaan yang kemudian disimpan di tempat yang aman.

Pemeriksaan Keuangan, merupakan seluruh hal yang berkaitan dengan proses audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan.

Tugas-Tugas Seorang Admin Keuangan

Soerang staff adminstrasi keuangan memiliki peran atau tugas khusus dalam suatu perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan Rencana Keuangan

Pada prinsipnya, rencana keuangan ini mencakup banyak aspek, termasuk pendapatan, pembayaran, dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Pembuatan draf ini biasanya dilakukan atas dasar hasil laporan ataupun arsip dari beberapa periode sebelumnya.

2. Membuat Laporan Keuangan

Tanggung jawab lainnya dari seorang staff admin keuangan adalah menyusun laporan keuangan tahunan. Persiapan dan pelaksanaannya bisa dilakukan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Seluruhnya bisa dilakukan berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk, keluar, utang, dll.

3. Mengelola Uang Tunai

Mengelola uang tunai atau modal ini pada umumnya menjadi tanggung jawab seorang manajemen keuangan. Dalam hal ini,tugas yang harus dilakukan adalah melaporkan penarikan dana atau setoran, membuka rekening, menentukan banyaknya jumlah setoran dana, serta mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

4. Mengelola Kredit atau Pinjaman

Staff admin keuangan juga harus mengelola dana pinjaman atau kredit yang menjadi beban suatu perusahaan. Biasanya, hal ini berkaitan dengan pemberian tagihan dan melakukan pembayaran atau utang-piutang suatu perusahaan.

Adanya staff administrasi keuangan memiliki peranan yang penting pada suatu perusahaan. Untuk lebih memudahkannya dalam melakukan tugas, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari jurnal.id

Software Akuntansi akan lebih memudahkan staff administrasi keuangan dalam melakukan pembukuan keuangan atau hal lain yang berkaitan dengan akuntansi.

FR Consultant Indonesia ini mampu membantu mencatat keuangan secara praktis, akurat dan cepat. Selain itu, FR Consultant Indonesia ini juga bisa membantu menghitungkan, mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.