Arti Payroll secara umum adalah pemberian sejumlah kompensasi yang harus dibayarkan kepada karyawannya untuk jangka waktu atau pada tanggal tertentu. Proses tersebut biasanya dikelola oleh divisi akuntansi di sebuah perusahaan.
Proses penggajian pada saat ini bisa dibilang semakin canggih karena menggunakan teknologi sebagai piranti pemrosesannya. Cara-cara lama seperti penulisan secara manual biasanya hanya dilakukan sebagai tambahan untuk melengkapi data saja.
Payroll atau skema penggajian sebenarnya memiliki artian yang cukup luas, tergantung menggunakan perspektif seperti apa untuk mendefinisikannya. Salah satunya adalah dilihat dari sisi manajemen yang terdapat pada internal sebuah perusahaan.
Arti Payroll dari Sisi Manajemen di Perusahaan
Proses penggajian sangat erat dengan aktvitias di lingkung manajemen sebuah perusahaan. Di mana hal tersebut termasuk salah satu kegiatan akuntansi, yang dilakukan oleh seorang akuntan profesional sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Secara bertahap, proses pembayaran upah karyawan tersebut mencakup pelacakan jam kerja pihak bersangkutan, dan menghitung besaran gajinya. Jumlah tersebut kemudian dibayarkan melalui setoran langsung ke rekening bank atau secara tunai.
Namun di saat yang sama, perusahaan juga harus melakukan fungsi akuntansi lainnya. Beberapa di antaranya adalah mencatat jumlah gaji, pajak yang dipotong, bonus, uang lembur, waktu sakit, dan uang liburan.
Meski arti payroll secara spesifik disebut sebagai proses penggajian, perusahaan harus mematuhi aturan lainnya yang terkait dengan ketenagakerjaan. Salah satunya adalah menyisihkan dana yang dibayarkan kepada pemerintah sebagai jaminan sosial.
Bagi pemilik bisnis yang perusahaannya telah mapan, keputusan untuk melakukan outsourcing penggajian merupakan pilihan utama. Perusahaan tinggal melacak jumlah jam kerja setiap karyawan, kemudian menyampaikan informasi tersebut kepada layanan penggajian.
Saat gajian tiba, layanan penggajian akan menghitung jumlah kotor setiap karyawan berdasarkan jumlah jam atau minggu, selama periode pembayaran dan tingkat pembayaran. Termasuk mengurangi jumlah pungutan dan berapa potongan lainnya.
Salah satu manfaat utama dari layanan penggajian adalah kemampuan mereka untuk menghasilkan berbagai laporan yang menyederhanakan prosedur akuntansi. Hal tersebut secara tidak langsung akan membantu perusahaan dari sisi efisiensi penggajian.
Sebagai bentuknya nyata, banyak perusahaan memanfaatkan perangkat lunak untuk mengelola sistem penggajian mereka. Karyawan memasukkan jam kerja mereka melalui API, dan gaji mereka akan diproses dan disetorkan ke rekening bank.
Baca juga : Mengenal Software Payroll Terbaik di Indonesia
Manfaat Payroll dengan Menggunakan Software Khusus
Arti payroll sebagai proses penggajian akan lebih bermanfaat jika dalam implementasinya dilakukan secara efektif. Hal tersebut bisa dicapai hanya dengan memanfaatkan perangkat lunak tertentu, dengan beberapa manfaatnya di bawah ini.
Biayanya lebih terjangkau
Perangkat lunak penggajian online biasanya tersedia dalam paket bulanan, triwulanan, setengah tahunan, dan tahunan. Biaya layanannya dihitung berdasarkan “per karyawan, per bulan”, sehingga lebih terjangkau karena disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, proses otomatisasi tersebut juga sangat membantu dari sisi efisiensi yang mempercepat proses penggajian. Sumber daya pada divisi akuntansi bisa diarahkan untuk melakukan tugas lainnya, terkait dengan manajemen keuangan.
Mudah digunakan dan lebih praktis
Arti payroll jika dilihat dari segi manfaat sangatlah luas, terutama soal kemudahannya ketika digunakan. Di mana software penggajian tersebut bisa dengan mudah dikonfigurasi dengan berbagai fitur, opsi, aturan, dan kebijakan.
Semua kemudahan tersebut tentu bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi, lembaga. maupun korporasi. Beberapa di antara fitur-fitur penting tersebut adalah data kehadiran, informasi tentang struktur gaji, dalam beberapa klik saja.
Terintegrasi dengan data-data terkait yang dibutuhkan
Arti payroll tidak akan lengkap jika tanpa terintegrasi dengan data-data terkait yang dibutuhkan untuk proses penggajian. Semua data yang diperlukan untuk memproses pembayaran bulanan akan diperbarui secara otomatis dari database.
Perangkat lunak penggajian yang ideal akan menjadi satu-satunya sumber untuk pemrosesan data. Mulai dari liburan, kehadiran, hingga pengajuan cuti, bisa terlaksana dengan baik karena didukung oleh kerangka integrasi yang solid.
Mekanisme Payroll dengan Menggunakan Software Khusus
Arti payroll sebagai proses penggajian tentu memiliki mekanisme tertentu yang telah menjadi sistemnya secara baku. Cara kerja tersebut kemudian menjadi penentu, apakah kinerjanya mampu menyederhanakan proses penggajian atau justru sebaliknya.
Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses dan mengolah data penggajian, membutuhkan proses input dari administrator khusus. Di mana mereka diharuskan memasukkan upah dan jam kerja dan kemudian diproses secara otomatis.
Data-data tersebut secara otomatis diolah dengan cara melakukan perhitungan hingga melalukan pemotongan sesuai dengan ketentuan. Selain itu, software penggajian akan diperbarui secara otomatis sebagai bentuk penyesuaian ketika undang-undang pajak berubah.
Dari sini, arti payroll tidak hanya dalam bentuk penggajian saja, tapi juga melingkupi prosesnya secara menyeluruh. Di mana seorang administrator penggajian perlu melakukan perencanaan secara rinci sebelum diproses lebih lanjut.
Oleh sebab itu, proses pengupahan dapat dibagi menjadi tiga tahap – pra-pembayaran, pembayaran aktual, dan aktivitas pasca pembayaran. Seperti pra pembayaran misalnya, terdapat tiga aktivitas yang menjadi dasar pembentuk kegiatan utamanya.
Arti payroll dalam definisi pra pembayaran adalah mendefinisikan kebijakan, mengumpulkan data masukan, hingga memvalidasi masukan. Ketiga saling terikat satu sama lain dalam sebuah proses pra-pembayaran gaji, sehingga tidak bisa dipisahkan.
Sedangkan dalam proses pembayaran aktual, ada sebuah skema yang disebut sebagai perhitungan penggajian. Di mana hal tersebut merupakan tahap dalam skema pengupahan, dimana data dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses.
Untuk aktivitas pasca pembayaran, fundamental mekanismenya dibentuk oleh empat hal, yakni kepatuhan hukum, akuntansi penggajian, pembayaran, serta pelaporan. Administrator perlu mengumpulkan dan mengekstrak informasi yang diperlukan, sebelum membagikan laporan tersebut. Aktivitas auditing yang dilakukan secara profesional sangat dibutuhkan oleh setiap bisnis jika ingin maju. Tidak hanya mengandalkan karyawan, tapi juga memanfaatkan auditor profesional untuk menjalankan proses arti payroll secara menyeluruh.