Dengan tingginya minat entrepreneurship di Indonesia, banyak sekali startup – startup baru yang bermunculan terutama di kota – kota besar seperti Jakarta menimbulkan semakin tinggi pula permintaan sewa kantor khususnya di ibu kota Jakarta. Dengan seiring pertumbuhan startup di Jakarta, maka virtual office pun semakin bermunculan dan menjadi angina segar untuk setiap founder startup.
Untuk startup yang baru tumbuh tentu tingginya harga sewa tersebut akan sangat menyulitkan bukan? Kini Virtual office ada untuk menjawab permasalah itu.
Apa yang dimaksud Virtual office (kantor virtual) adalah sebuah konsep di mana sebuah perusahaan atau individu dapat memiliki alamat kantor dan layanan administratif, tanpa harus memiliki kantor fisik yang sebenarnya. Virtual office memberikan kemampuan untuk memiliki alamat bisnis dan nomor telepon yang dikhususkan untuk bisnis, layanan surat dan penerimaan paket, resepsionis virtual, konferensi video, dan layanan administratif lainnya.
Virtual office memungkinkan perusahaan atau individu untuk memiliki kehadiran profesional yang mapan tanpa harus menanggung biaya yang terkait dengan sewa kantor dan peralatan kantor lainnya. Virtual office sering digunakan oleh perusahaan yang baru didirikan, pengusaha, atau bisnis yang tidak memerlukan kehadiran fisik yang konstan. Virtual office juga dapat digunakan oleh perusahaan yang ingin memperluas kehadiran geografis mereka dengan mudah, tanpa harus membuka kantor baru secara fisik.
Pengguna jasa kantor virtual ini biasanya tidak membutuhkan fisik bangunan kantor karena mereka bisa bekerja dimana saja. Penyedia layanan kantor virtual mempunyai beberapa pilihan paket ruangan yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan penyewa.
Harga sewa lahan yang semakin mahal di kota besar seperti Jakarta juga berkontribusi atas tumbuhnya virtual office, dengan maksud mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik, sehingga dapat meningkat efisiensi biaya (cost reduction).
Jadi, virtual office merupakan kantor yang sangat dibutuhkan bagi para pebisnis yang memilih bekerja dari rumah dan melakukan transaksi usahanya melalui internet atau telepon, namun memerlukan alamat yang kredibel dan tempat yang representative untuk menemui klien-kliennya.
Apa Saja Karakteristik Dari Kantor Virtual
Virtual office ternama biasanya sudah dilengkapi berbagai fasilitas layaknya sebuah kantor professional. Konsep dari kantor virtual memberikan solusi berupa penyedia alamat perusahaan pada lokasi tertentu yang utamanya terletak di pusat bisnis suatu kota dengan segala fasilitas yang dibutuhkan sebagaimana kantor tradisional, selain itu juga memberikan layanan komunikasi (24 Jam). Terdapat ruang pertemuan yang memadai tanpa harus memikirkan besarnya biaya tambahan yang akan dikenakan karena overtime dan mahalnya biaya pemeliharaan kantor tersebut selama masa sewa atau selama masa kepemilikan.
Mengapa Startup Memerlukan Kantor Virtual?
Salah satu alasan mengapa startup sangat tepat & cocok untuk menggunakan virtual office adalah karena alasan efisiensi anggaran pada fase awal startup berdiri.
Tentu jika startup yang baru memiliki 2-4 karyawan dan langsung menyewa ruangan diperkantoran bisa jadi sangat memberatkan startup. Apalagi salah satu syarat untuk mendirikan perusahaan juga memerlukan domisili dimana perusahaan bekerja yang mau tidak mau anda harus menyewa kantor.
Dengan kehadiran virtual office, startup yang baru saja berdiri tidak lagi pusing untuk memikirkan masalah – masalah tersebut. Dengan menyewa virtual office, setidaknya ada 3 hal yang bisa didapatkan untuk startup;
- Domisili perusahaan mereka untuk berbagai kebutuhan, mulai dari mengurus izin hingga syarat mendirikan perusahaan.
- Alamat perusahaan untuk informasi alamat kantor kepada customer / client.
- Juga dapat meningkatkan citra & branding perusahaan jika memiliki lokasi perusahaan yang strategis atau dipusat bisnis.
Kantor Virtual cocok untuk perusahaan yang:
- Sedang berkembang dan memerlukan alamat bisnis
- Ingin menghemat biaya operasional atau sewa kantor
- Sedang mengurangi jumlah staf operasional kantor
- Memiliki tim yan bekerja secara remote
- Ingin memukau klien dengan lokasi kantor yang prestisius
Oleh karena itu, penggunaan virtual office sangat tepat & dibutuhkan untuk startup / perusahaan yang baru saja berdiri.
Kolaborasi Tanpa Batas: Manfaat Virtual Office untuk Tim Kerja
Manfaat virtual office untuk tim kerja sangat banyak, terutama dalam hal kolaborasi dan produktivitas. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari virtual office untuk tim kerja:
-
Fleksibilitas waktu dan tempat: Dengan virtual office, tim dapat bekerja dari mana saja dan kapan saja, tidak terbatas pada jam kerja atau lokasi kantor. Hal ini memungkinkan tim untuk bekerja dengan lebih efisien dan fleksibel.
-
Kolaborasi yang mudah: Dengan virtual office, tim dapat bekerja sama dalam satu platform online tanpa harus bertemu di satu tempat fisik. Hal ini memudahkan kolaborasi antar tim yang berbeda lokasi dan zona waktu yang berbeda.
-
Mengurangi biaya: Dengan virtual office, perusahaan dapat menghemat biaya sewa ruangan, listrik, dan perlengkapan kantor lainnya. Ini dapat meningkatkan profitabilitas dan efisiensi bisnis.
-
Meningkatkan efisiensi: Dengan adanya virtual office, tim dapat bekerja dengan lebih efisien karena tidak perlu membuang waktu dan biaya untuk melakukan perjalanan atau pertemuan fisik.
-
Meningkatkan produktivitas: Dengan virtual office, tim dapat fokus pada tugas-tugas penting dan tidak terganggu oleh gangguan sehari-hari di kantor seperti obrolan yang tidak perlu atau pertemuan yang tidak produktif.
-
Meningkatkan keterlibatan tim: Dengan virtual office, tim dapat terlibat dalam proyek-proyek yang berbeda dan memiliki lebih banyak kesempatan untuk berpartisipasi dalam keputusan dan pengambilan keputusan yang penting.
-
Meningkatkan keragaman tim: Dengan virtual office, perusahaan dapat merekrut orang-orang dari seluruh dunia dan menarik bakat yang beragam. Hal ini dapat membantu perusahaan memperluas perspektif dan meningkatkan inovasi.
Kesimpulannya, virtual office dapat memberikan banyak manfaat untuk tim kerja, termasuk meningkatkan fleksibilitas, kolaborasi yang mudah, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, meningkatkan keterlibatan tim, serta meningkatkan keragaman tim.
Manfaat VO bagi Perusahaan dan Karyawan
Kelebihan VO, kantor jenis ini sangat cocok digunakan bagi perusahaan yang karyawannya sering berada dilapangan. Beberapa kelebihan yang didapat menggunakan virtual office (VO) dibanding dengan kantor konvensional. Beberapa kelebihan tersebut adalah:
- Menciptakan lingkungan yang lebih bersih, dengan adanya virtual office, karyawan tidak perlu lagi keluar rumah untuk pergi ke kantor. Ini dapat mengurangi kemacetan dan polusi udara. Lingkungan juga akan lebih bersih dari sampah.
- Waktu kerja yang fleksibel, kantor virtual membuat jam kerja karyawan menjadi fleksibel bahkan bisa mencapai 24 jam dalam sehari.
- Mengurangi kepadatan bangunan, kita ketahui bahwa jumlah bangunan di kota Jakarta sudah sangat banyak. Dengan penambahan kantor akan menambah angka kepadatan bangunan.
- Hemat biaya, untuk membangun sebuah gedung kantor membutuhkan biaya yang banyak. Dengan menyewa gedung untuk perkantoran akan menghemat biaya opersional. Virtual office yang disewakan lebih murah dari sewa kantor secara fisik.
Dengan menyewa kantor virtual, Anda dapat me-list perusahaan Anda sebagai salah satu perusahaan dengan alamat di salah satu pusat bisnis kota Jakarta di bangunan-bangunan ternama seperti Sampoerna Strategic Square, Treasury Tower, dan Menara Standard Chartered.
Melalui Kantor Virtial, Anda dapat bekerja secara remote, namun tetap dapat tetap berada di pusat bisnis Jakarta tanpa harus menyewa ruang kantor. Para staf dari penyedia Virtual Office akan membantu Anda mengelola segala keperluan fisik dan legal perusahaan Anda, dan Anda dapat fokus dalam menjalankan bisnis dan mengelola tim Anda.
Jika Anda Membutuhkan layanan pendirian badan usaha termasuk dengan ruangan kantor kami dari FR Consultant Indonesia siap membantu memberikan solusi yang tepat untuk perusahaan Anda.