Skip to content
Home » Cara Memaksimalkan Staf Administrasi Keuangan

Cara Memaksimalkan Staf Administrasi Keuangan

  • by

Dalam sebuah perusahaan tentunya sangat penting memiliki administrasi keuangan. Karena dengan berjalannya keuangan dengan baik, maka kondisi perusahaan juga dapat mengikuti dengan baik. Namun seringkali pebisnis menemukan beberapa hal yang membuat staf ataupun karyawan dalam administrasi keuangan nampak tidak berjalan dengan maksimal.

Sebagian orang cukup kesulitan dalam memahami berbagai cara membuat staf dari administrasi keuangan dapat maksimal dalam melakukan perannya dalam perusahaan. Oleh karena itu, tidak sedikit yang menanyakan perihal hal tersebut. Maka, di sini kami akan membahas berbagai cara untuk memaksimalkan staf administrasi keuangan agar perusahaan juga sama berkembangnya. Hal inilah dibutuhkan beberapa hal untuk membangkitkan kemaksimalan dari sistem kerja staff administrasi keuangan.

Menyediakan training bagi staf

Hal pertama yang bisa dilakukan yaitu dengan memastikan bahwa setiap staf yang mengelola uang perusahaan memiliki keahlian dalam bidang tersebut. Tim Finance dalam sebuah perusahaan harus dapat beradaptasi dengan prosedur internal dan juga sistem yang telah digunakan serta ditentukan oleh perusahaan.

Hal tersebut dapat anda lakukan dengan mengadakan sebuah pelatihan untuk memaksimalkan staf keuangan. Ada beberapa jenis training yang dapat diberikan yaitu dengan cara seminar dalam kantor, konferensi eksternal, one on one dengan pembicara dari luar atau staff internal yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.

Selain itu Anda juga dapat melakukan Cross training yang dapat digunakan saat posisi tersebut kosong dalam perusahaan yang anda kelola. Contohnya kita ambil seperti ini jika staf dari administrasi keuangan sudah melakukan cuti ataupun berhenti secara mendadak, maka ada staf lain yang mampu untuk mengisi peran tersebut dalam beberapa waktu.

Membuat kebijakan deadline

Administrasi keuangan memang harus selalu dilakukan dengan konsisten, karena jika tidak akan mengakibatkan pemborosan dalam perusahaan tersebut. Sangat penting bagi sebuah perusahaan membuat kebijakan menyangkut tentang segala hal dalam bentuk keuangan.

Anda harus memastikan bahwa seluruh staf keuangan dapat memproses seluruh pembayaran. Mulai dari gaji karyawan, transaksi hingga menyewa apapun. Selain itu staf keuangan juga harus memperhatikan piutang, penetapan kebijakan dan tingkat waktu seperti ini. tentunya akan membantu anda dalam melancarkan arus dana atau Kas dalam perusahaan. Selain itu juga laporan keuangan dapat dihasilkan dengan mudah dan juga lengkap dalam setiap bulannya.

Proses pembayaran dilakukan bersama

Seringkali ada sebuah pemrosesan Fatur dan juga kuitansi yang sangat tidak efisien dengan cara dilakukan satu persatu. Hal tersebut tentunya sangat membuang waktu dan membuat prosesnya menjadi tidak efektif. Untuk menghemat waktu pastikan bahwa staf keuangan harus menggabungkan faktur dan juga kuitansi untuk dapat memprosesnya secara bersama.

Anda dapat meminta seluruh staf untuk menyerahkan pengajuan pembayaran dalam waktu yang telah ditetapkan. Hal tersebut tentunya akan membuat staf administrasi keuangan dapat memproses semua transaksi ataupun masalah keuangan dalam waktu yang sama dan tidak akan membuang waktu ataupun tenaga lebih banyak.

Mengurangi pekerjaan manual

Dengan era yang semakin maju serta teknologi semakin canggih, tentunya ada banyak pekerjaan yang harus berhenti menggunakan cara manual. Salah satunya yaitu administrasi keuangan. Ada banyak aplikasi dengan sistem terbaik untuk mempermudah dan menghemat waktu. Ada banyak kegiatan yang dimudahkan dengan aplikasi akuntan tersebut.

Mulai dari membuat laporan, membuat invoice, menghitung laba dan rugi, mencatat hingga mengelola pajak perusahaan. Selain itu masih banyak hal yang akan didapatkan saat menggunakan sistem keuangan terbaik. Hal seperti ini akan memudahkan staf dapat fokus dengan pekerjaan lainnya yang dibutuhkan fokus tinggi.

Integrasi dengan manajemen lainnya

Seorang staf yang bekerja dalam administrasi keuangan tidak berjalan dan berproses sendirian. Ada banyak divisi yang ikut dalam keperluan data yang dilakukan. Seringkali beberapa staf meminta data satu per satu dan hal tersebut akan memakan waktu yang cukup lama. Untuk memaksimalkan kinerja, ada baiknya jika menggunakan satu sistem untuk di akses bersama.

Pengaksesan bersama guna membantu sebuah perusahaan dalam mengintegrasi data dan staf akan mendapatkan data untuk menganalisanya dalam beberapa detik. Pentingya untuk menggunakan aplikasi sistem akuntansi karena akan membantu seluruh pekerjaan mengenai keuangan dan bekerja sama dengan manajemen lainnya. Harga dari software yang akan digunakan juga harus sesuai dengan anggaran perusahaan.

Berkomunikasi dengan staf keuangan

Sejak awal sebagai seorang staf administrasi keuangan harus memberikan sebuah komunikasi dengan divisi keuangan dan akuntansi agar semua rencana dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ekspektasi. Anda juga perlu untuk membicarakan mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam hal keuangan.

Hal tersebut akan membuat mereka atau divisi keuangan mematuhi segala bentuk kebijakan dan aturan yang telah disepakati. Penting untuk selalu terbuka akan opini dan saran dari pihak masing-masing. Keterbukaan pendapat akan membantu memperlancar manajemen keuangan dan berjalannya semua aktivitas dengan tepat. Apalagi jika yang memberi saran justru orang yang ahli dalam bidangnya. Pentingnya untuk selalu mendengarkan semua pendapat orang lain.

Itulah beberapa cara memaksimalkan staf administrasi keuangan dalam bisnis yang sedang berjalan. Berbagai bentuk cara di atas menunjukkan bagaimana staf akan melakukan pekerjaan semaksimal mungkin. Cara di atas diharapkan menjadi sebuah referensi bagi Anda yang ingin meningkatkan kembali kinerja tim dan staf administrasi keuangan. Meski tidak mudah, namun staf keuangan selalu memiliki peran penting dan juga berat. Itulah mengapa banyak hal yang harus selalu diperhatikan.