Ketika Anda ingin atau sedang menjalani usaha sebuah toko, katakanlah toko sembako, tak jarang Anda membutuhkan peran admin di dalamnya. Sekali pun sekilas terkesan sebagai posisi yang kecil, admin memiliki peran besar dalam sebuah usaha. Tugas admin pun perlu Anda ketahui dengan baik. Admin pun perlu memahami tugasnya dengan benar. Karena admin bisa dikatakan sebagai bagian depan dari usaha Anda.
Sekali pun tugas admin terkesan remeh, namun sebenarnya juga bisa membawa dampak besar terhadap pelayanan toko Anda terhadap konsumen. Sebelum kita lebih jauh membahas tentang tugas admin, maka ada baiknya kalau Anda lebih dulu mengenal tentang profesi admin itu sendiri.
Di artikel ini, Anda akan menemukan:
- Siapa Admin?
- Tugas Admin yang patut Anda ketahui.
- Gunakan layanan konsultan bisnis untuk membantu usaha Anda!
Ikuti media sosial FR Consultant Indonesia untuk informasi lainnya tentang dunia Bisnis dan Digital Marketing, Keuangan beserta Perpajakan.
Siapa Admin?
Sebelum Anda mencari seorang admin, tentu Anda perlu lebih dulu mengenal siapa admin? Apa pengertiannya? Admin sebenarnya adalah singkatan yang diambil dari kata tunggal, administrator, yang diartikan sebagai penata usaha. Admin memiliki tugas untuk menangani berbagai urusan administrasi yang terdapat dalam sebuah bisnis.
Administrasi itu sendiri, menurut KBBI, bisa diartikan sebagai usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.
Seorang admin akan berperan mengumpulkan data-data yang ada untuk dimasukkan ke dalam arsip sesuai jenis dan kategori, atau untuk keperluan sebuah laporan operasional.
Dengan adanya admin pada toko sembako yang Anda miliki, otomatis setiap inventori produk yang ada akan dapat terorganisir secara rapi dan terdata dengan baik. Ketika Anda butuh data produk dari toko Anda, admin pun akan mampu menyediakannya.
Admin tidak hanya dapat berperan besar pada usaha kecil dan menengah. Bahkan untuk bisnis besar, atau sebuah perusahaan, keberadaan admin pun sangat dibutuhkan. Dengan adanya admin, tidak akan ada data atau arsip perusahaan yang tercecer dan terlantar. Sehingga, ketika pihak manajemen membutuhkan data, maka admin akan siap menyediakan.
Data yang diberikan pun otomatis akan lebih akurat dan rapi terstruktur, karena admin telah melakukan perannya dalam merapikan data-data tersebut sesuai dengan jenis dan kategorinya masing-masing. Maka bisa disampaikan bahwa salah satu tugas admin yang tak bisa diabaikan adalah untuk mempermudah karyawan menyelesaikan pekerjaannya.
Baca juga : 7 Hal Wajib Dalam Surat Perjanjian Hutang Piutang
Tugas Admin yang patut Anda ketahui.
Setelah Anda mengetahui peran dan pengertian admin, kini Anda perlu mengetahui tugas admin untuk toko Anda secara lebih rinci. Ialah sebagai berikut:
1. Melakukan rekapitulasi data.
Tugas admin yang pertama adalah melakukan rekapitulasi data dari produk atau layanan Anda sesuai dengan jenis dan kategori yang telah ditetapkan. Tak hanya sebatas pada produk dan layanan, admin juga bertugas untuk melakukan rekapitulasi terhadap data-data lain yang diperlukan untuk pembuatan laporan kerja.
Sedangkan, Anda perlu tahu, rekapitulasi itu sendiri adalah perincian data yang bercampur aduk menurut kelompok utama yang telah ditentukan.
2. Melakukan penjadwalan.
Tugas admin selanjutnya adalah melakukan segala bentuk penjadwalan yang dibutuhkan dalam operasional usaha Anda. Ini salah satu tugas umum. Apabila Anda merekrut admin baru, pastikan dia pun mengetahui tugasnya yang satu ini. Ketika perihal penjadwalan dilakukan dengan baik, maka operasional perusahaan dapat berjalan efektif karena telah terorganisir.
3. Mengerjakan penyimpanan arsip.
Penyimpanan arsip ini mulai dari bentuk data berupa tulisan, berkas-berkas, foto, nota, dan berbagai data penting lainnya. Penyimpanan ini adalah suatu upaya dokumentasi operasional perusahaan yang harus dikerjakan dan menjadi tanggung jawab seorang admin.
4. Pendataan kebutuhan untuk inventaris.
Pendataan untuk inventaris biasanya menjadi tugas admin yang bekerja di sebuah perusahaan. Yang bertugas memastikan peralatan untuk karyawan selalu tersedia. Seperti misalnya, simpanan tinta printer, atau kertas A4 untuk print, atau alat-alat tulis untuk kebutuhan karyawan.
Sekali pun begitu, untuk toko sembako Anda, admin juga bisa bertugas untuk membuat pencatatan terkait stok barang yang perlu dibeli kembali karena telah habis terjual.
5. Melayani pertanyaan konsumen.
Tugas admin toko Anda juga termasuk dalam hal ini. Admin toko bertugas untuk memberikan jawaban atas pertanyaan yang dilontarkan oleh pembeli. Seandainya pembeli tidak bisa menemukan produk yang dicari, maka admin toko Anda-lah yang seharusnya membantu si pembeli menemukan barang yang dicari.
Tentu ini menjadi bentuk pelayanan yang baik dari toko Anda.
Kalau pun Anda rupanya mengalami kesulitan untuk menentukan konsep dan strategi bisnis serta keuangan, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis dan keuangan seperti FR Consultant Indonesia.
6. Memberi solusi atas berbagai keluhan konsumen.
Toko sembako yang disukai pasti memiliki admin toko yang ramah dan membantu. Di sinilah tugas admin toko Anda. Admin harus bisa memberikan solusi atas berbagai keluhan yang disampai konsumen.
Contoh, misalnya, barang yang dibeli ternyata cacat, dan baik konsumen atau pun admin tidak menyadari sebelumnya. Si konsumen lalu balik lagi ke toko untuk mengeluh. Maka tugas admin untuk memberikan solusi terkait masalah tersebut. Dia bisa saja menukarkan barang cacat tersebut dengan yang baru, seandainya bukan kerusakan yang disebabkan pembeli.
Admin toko Anda harus memiliki rasa empati yang baik, dan perhatian dengan keluhan konsumen. Juga harus mampu menyelesaikan masalah semacam ini secara mandiri, mengikuti batas aturan yang telah Anda tetapkan.
Baca juga : Pelaku Bisnis perlu meningkatkan peran Admin Marketplace Bagi Kelancaran Bisnisnya
7. Menerima dan memproses pesanan konsumen.
Tugas admin toko Anda yang juga tak kalah penting, adalah menerima pesanan dan memproses pesanan yang diajukan konsumen. Baik yang datang langsung ke toko, mau pun yang memesan melalui marketplace. Anda pun perlu membuat pantuan atau SOP yang jelas terkait aturan transaksi dan pengiriman yang ingin diberlakukan.
Anda bisa menggunakan aplikasi kasir seperti iSeller untuk mempermudah proses penginputan data yang akan dilakukan admin. Sehingga upaya pembukuan pun menjadi lebih mudah ke depannya.
8. Melakukan input inventaris barang di toko.
Admin toko Anda pun harus mengetahui cara mendata inventaris yang ada di dalam gudang persediaan. Agar manajemen gudang toko sembako Anda dapat terbangun. Meski pun tugas ini terkadang tidak bisa dikerjakan seorang diri, namun para admin harus memiliki kesadaran terkait tugas ini apabila dibutuhkan.
Admin toko Anda sedikit banyak juga perlu tahu tentang menginput data dan membuat laporan keluar-masuk barang per hari, secara rutin. Termasuk melakukan rekapitulasi data dan pemesanan barang baru kepada distributor, mengatur dan mengemas barang tersebut, sampai mengatur proses pembayaran barang.
9. Menjadi pengurus berbagai keperluan toko.
Pada dasarnya seorang admin tidak memang memiliki tugas yang banyak. Meski pun untuk tugas admin toko tentu jauh lebih ringat dibandingkan admin yang bekerja di sebuah perusahaan. Tapi, admin pun sudah harus memiliki kesadaran. Bahwa tugasnya adalah dimulai dari membuat data penjualan, laporan persediaan barang di toko, menerima tagihan dan melakukan pencatatan, bahkan sampai proses pengelolaan keuangan di meja kasir.
Baca juga : Kenali Tugas Kasir Untuk Usaha Anda!
Gunakan layanan Konsultan Bisnis untuk membantu usaha Anda!
Mencari admin toko yang bisa dipercaya bisa menjadi upaya yang gampang-gampang susah. Andaikan Anda masih belum ingin merekrut admin untuk toko Anda, namun Anda ingin kemudahan dalam mengelola toko sembako Anda, maka iSeller bisa menjadi pilihan.
Aplikasi iSeller bisa menjadi salah satu jalan kemudahan bagi Anda yang belum ingin merekrut admin toko. Namun menginginkan kemudahan dalam mengelola inventori toko online mau pun offline yang Anda miliki. iSeller juga merupakan aplikasi kasir yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan pembukuan terkait transaksi pembeli dan penjualan produk di toko Anda.
Penasaran lengkapnya? Langsung saja hubungi kami di sini.
Seandainya Anda mengalami kesulitan untuk mengelola dan menentukan strategi usaha yang sesuai, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis milik FR Consultant Indonesia. Kami juga berperan sebagai penyedia jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan untuk usaha. Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.
FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.
FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)