Skip to content
Home » 9 Tips Memperoleh Invoice Pembayaran dengan Cepat

9 Tips Memperoleh Invoice Pembayaran dengan Cepat

  • by
9-Tips-Memperoleh-Invoice-Pembayaran-dengan-Cepat

Setiap pengusaha atau pun pedagang, ingin kalau pembayaran yang masuk ke usahanya dapat berjalan lancar. Terutama karena kelancaran pembayaran dapat mempengaruhi arus kas dari bisnis yang dijalankan. Karena ketika pembayaran tidak berjalan lancar, lalu hal tersebut terjadi berkelanjutan dalam jumlah yang banyak, maka tentu akan menjadi masalah serius untuk bisnis tersebut.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Himpunan Pengusaha Muda terkait efisiensi tingkat pembayaran, baru-baru ini menyatakan hanya 63% invoice yang dibayar tepat waktu. Salah satu alasan terbesar untuk pembayaran terlambat datang dari invoice dengan instruksi yang tidak jelas.

Lalu, apa sih pengertian dari Invoice?

Pengertian dari Invoice Pembayaran

Invoice Pembayaran adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli. Dalam menjalankan bisnis kecil maupun besar, Anda harus tetap mengirimkan invoice setiap ada transaksi penjualan.

Invoice pembayaran inilah yang sering kali dilalaikan para pembeli atau pun vendor dalam upaya pembayarannya. Sehingga kerap terjadi penundaan pembayaran, yang berujung pada kacaunya pergerakan arus kas perusahaan.

Berikut ini adalah sederet langkah untuk menyelamatkan perusahaan dari kesulitan menangani surat pembayaran atau tertunda karena penagihan yang kurang jelas:

1. Kata Dalam Invoice Mudah Dimengerti

Invoice bisa membingungkan untuk dimengerti andaikan Anda tidak membuat struktur kata yang jelas dan tepat. Dalam invoice, pastikan Anda mencantumkan nama barang, atau jasa, secara lengkan dan jelas. Sehingga memudahkan pelanggan untuk mengetahui barang dan jasa apa yang mereka pesan sekali pun hanya sekilas melihatnya.

Cantumkan pula logo perusahaan di posisi yang jelas dan tepat.

2. Jangan Kirim Pembayaran Invoice ke Orang Yang Salah

Hindari mengirimkan invoice ke orang yang salah.

Apabila Anda memberikan invoice pembayaran atas pembelian di toko, Anda perlu mengirimkan invoice ke orang yang tepat. Karena pembeli sudah mengerti, dan dapat langsung menuntaskan pembayaran. Tapi, apabila Anda memberikan invoice untuk transaksi yang besar kepada sebuah perusahaan. Maka Anda harus memastikan bahwa yang menerima invoice adalah orang yang tepat, sehingga dapat segera memprosesnya.

Hindari mengirimkan invoice yang sama ke lebih dari satu orang.

Dan pastikan Anda mengirimkan invoice kepada orang yang tepat, yang memang memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran terhadap setiap transaksi pembelian.

3. Lebih Awal Memberi Jatuh Tempo

Kita memiliki kebiasaan menunda-nunda, termasuk dalam melunasi pembayaran. Itu sebabnya, akan lebih efektif apabila Anda mengirimkan tanggal jatuh tempo yang jauh lebih awal dari pada batas tanggal yang telah ditetapkan. Strategi ini akan membuat Anda terhindar dari perilaku telat bayar yang biasa dilakukan pembeli.

4. Cepat Mengirim Invoice Pembayaran

Kirimkan invoice tepat setelah transaksi telah selesai dilakukan. Jadi hindari kebiasaan untuk menunda pengiriman invoice. Karena invoice yang cepat terkirim otomatis akan membuat pelanggan menjadi lebih mudah mengingat bahwa ada invoice pembayaran yang perlu dia selesaikan.

5. Beri Pilihan Pembayaran yang Mudah dan Fleksibel

Pilihan metode pembayaran yang Anda berikan kepada pelangan akan berpengaruh kepada lama tidaknya pelanggan Anda melunasi tagihannya. Apabila pilihan metode pembayaran maka tidak menutup kemungkinan akan sulit bagi pelanggan untuk melunasinya.

Sehingga membuat pelanggan Anda menunda waktu pembayaran. Lain kata, kalau Anda memberikan beragam metode pembayaran yang praktis dan fleksible maka akan mudah pelanggan Anda melunasi tagihannya.

6. Cepat Bayar, Berikan Insentif!

Kabar menyenangkan ini bisa dicantumkan di dalam lembar invoice. Pelanggan bisa jadi akan lebih memperhatikan ketika Anda menawarkan pemberian insentif bagi pelanggan yang sigap dalam melunasi pembayaran. Apalagi bagi pelanggan yang loyal dalam melakukan pembelian.

Hal ini tentu akan menjadi nilai plus tersendiri bagi bisnis Anda. Karena pelanggan atau pun vendor akan lebih bersemangat melakukan pembayaran yang tertagih.

7. Cantumkan Peringatan Denda Terlambat Bayar di Pembayaran Invoice

Cantumkan biaya keterlambatan ke dalam bentuk invoice pembayaran Anda. Dengan begitu, Anda telah menekankan elemen penting dari sebuah proses pembayaran.

Pemberitahuan tersebut akan otomatis menjadi pengingat pasif kepada Pelanggan sejak dini, untuk tidak melupakan tanggal jatuh tempo dari pembayaran barang yang dia beli.

8. Kirimkan Pengingat Jatuh Tempo 

Terkadang pelanggan bisa saja lupa dengan invoice yang menjadi kewajibannya untuk dilunasi. Apalagi kalau si pelanggan adalah pebisnis dengan kesibukan yang tinggi. Kalau sudah begini, maka Anda tidak perlu sungkan untuk mengirimkan pengingat terkait jatuh tempo dari invoice yang menjadi kewajibannya untuk dibayar.

Akan lebih baik apabila pengingat dikirimkan melalui email atau lewati jalur telepon apabila sudah mendesak.

9. Gunakan Software Akuntansi

Software akuntansi bisa menjadi pilihan karena memiliki sistem yang telah terintegrasi dengan baik. Software akuntansi terkini seperti Jurnal atau pun Zahir. Dengan menggunakan software akuntansi, pengelolaan keuangan bisnis Anda pun akan menjadi lebih mudah dan praktis.

Software akuntansi juga tidak sulit untuk diimplementasikan. 

Lebih Mudah dengan dukungan Konsultan Bisnis dan Keuangan

Terlepas dari pada itu, seandainya Anda pun masih kesulitan dalam melakukan pembukuan sendiri dengan software semacam Jurnal. Maka Anda bisa menggunakan jasa pembukuan pengelolaan bisnis yang dimiliki FR Consultant Indonesia, sebagai pemilik jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan.

Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.

FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.

FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)