Virtual Office (VO) mulai menjadi pilihan yang menarik seiring dengan berkembangnya zaman. Dunia perkantoran dan usaha perlahan-lahan menjadi semakin canggih, dengan kelengkapan teknologi yang mendukung berlakunya konsep virtual office. Virtual office atau yang bisa juga disebut sebagai Kantor Virtual, bahkan amat berperan penting terhadap berbagai jenis bisnis atau pun usaha yang belum memiliki modal besar untuk menyewa sebuah zona perkantoran sendiri.
Adanya virtual office juga pada akhirnya dapat membantu para pebisnis muda atau pendiri startup untuk mengembangkan bisnis mereka. Sekali pun hanya dengan modal yang masih seadanya. Ditambah dengan dengan biaya yang jauh lebih murah dibanding menyewa kantor fisik, juga menawarkan fleksibilitas dalam bekerja secara work from home. Karena meskipun berbentuk virtual, Anda pun akan mendapatkan layanan lengkap yang menunjang kebutuhan perusahaan yang baru Anda bangun.
Ikuti media sosial FR Consultant Indonesia untuk informasi lainnya tentang dunia Bisnis dan Digital Marketing, Keuangan beserta Perpajakan.
Seperti misalnya: adanya ruang kantor, ruang meeting, telepon kantor, dan layanan resepsionis yang profesional.
Dalam memilih virtual office, tentu Anda tidak bisa gegabah. Karena kualitas VO akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan yang sedang Anda jalankan. Lalu sebenarnya, apa saja sih yang perlu diperhatikan ketika ingin memilih virtual office yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda?
1. Lokasi Virtual Office Yang Strategis
Lokasi tentu merupakan faktor penting sekaligus krusial untuk perhatikan. Ketika Anda ingin membangun sebuah usaha, dengan virtual office yang menaunginya, Anda harus bisa memastikan bahwa kantor tersebut memiliki lokasi dengan akses yang mudah dijangkau. Atau dengan kata lain, pastikan lokasi virtual office Anda cukup strategis. Anda dan rekan kerja yang lain memang tidak akan rutin untuk datang ke kantor. Tapi, lokasi yang strategis akan memudahkan Anda untuk datang apabila terjadi suatu kebutuhan yang mendesak.
Misalnya seperti, Anda harus ke kantor untuk mengambil suatu dokumen yang tidak bisa dikirim secara sembarangan. Tentu kemudahan akses akan menjadi nilai tambah bagi virtual office yang ingin Anda sewa.
Maksud dari nilai strategis ini tentu melingkupi kemudahan Anda dalam mengakses transportasi umum menuju kantor. Seperti misalnya, lokasi yang berdekatan dengan stasiun kereta atau halte busway.
2. Mudah Mengadakan Acara Kantor
Setiap perusahaan pasti memiliki acara internal yang kerap diadakan oleh para karyawan secara rutin pada waktu-waktu tertentu. Di sinilah acara kantor yang dimaksud, seperti misalnya mengadakan pertemuan meeting bulanan sembari mengadakan acara makan siang bersama.
Lebih dari pada itu, sebuah kantor virtual yang baik tentu harus bisa mengakomodasi kebutuhan bisnis Anda dengan optimal. Termasuk pula di antaranya adalah penyelenggaraan event bisnis. Ada beberapa VO yang memang memiliki fasilitas untuk mengadakan sebuah acara bisnis. Baik itu ruangan beserta proyektor, maupun alat pendukung lainnya. Hal ini tentu sangat bagus bagi perkembangan perusahaan Anda.
Karena event bisnis juga berperan untuk memperkenalkan bisnis Anda.
3. Kondisi Ruang Kerja Yang Nyaman dan Lengkap
Yang tidak kalah penting dalam memilih virtual office, adalah Anda harus mempertimbangkan kebutuhan ruang kerja Anda apakah sesuai dengan kebutuhan Anda, atau tidak? Anda juga perlu mempertimbangkan interior kantor dan furnitur kantor ergonomis bersama yang disediakan.
Seandainya persyaratan ruang kerja tidak dipenuhi, Anda mungkin bisa memilih tempat yang lain. Lebih baik menemukan kondisi ruang kerja yang tertata baik, dari pada virtual office yang Anda sewa tidak memiliki ruang kerja yang nyaman untuk Anda dan para rekan kerja.
4. Memiliki Aturan Hukum Yang Jelas
Undang-Undang Perseroan Terbatas (UU PT) mewajibkan bagi setiap Perseroan Terbatas untuk memiliki domisili yang jelas. Tentu, jika bentuk usaha Anda adalah Perseroan Terbatas, maka Anda harus mencari domisili untuk Perseroan Terbatas tersebut. Tentu pemilihan domisili tidak bisa asal karena berkaitan dengan prestise perusahaan sendiri.
Anda bisa menghubungi jasa konsultan bisnis seperti FR Consultant Indonesia seandainya ingin mencari tahu lebih jauh tentang pembuatan izin usaha.
Selain itu, Anda perlu ketahui aturan di daerah tempat anda menyewa virtual office sebagai lokasi domisili perusahaan. Cari daerah yang memang sudah jelas aturannya mengenai layanan VO. Salah satunya adalah DKI Jakarta yang melalui Surat Edaran Badan PTSP DKI Jakarta Nomor 6 Tahun 2016 sudah membolehkan penggunaan virtual office dengan aturan tertentu di DKI Jakarta.
5. Biaya Virtual Office Yang Sesuai Dengan Budget Anda
Tentu dalam membuat suatu keputusan bisnis, persoalan keuangan tak akan pernah bisa dilepaskan. Termasuk dalam keputusan penggunaan layanan bisnis VO. Anda harus tahu posisi neraca keuangan perusahaan Anda apakah memungkinkan untuk ekspansi dan kemudian membutuhkan layanan bisnis virtual office. Jika jawabannya tidak butuh, maka Anda tak perlu memaksakan menggunakan layanan tersebut.
Namun, jika Anda merasa aman dari segi dana untuk menggunakan layanan bisnis virtual office, maka jangan segan-segan. Anda harus tegas berapa dana yang Anda keluarkan untuk menyewa layanan bisnis virtual office. Jangan sampai dana yang Anda keluarkan adalah dana untuk keperluan lain.
Setelah itu, ukur kebutuhan Anda, bahwa dengan dana sekian maka Anda bisa menyewa virtual office yang mana. Jangan menyewa VO di luar dari kemampuan perusahaan Anda.
6. Syarat dan Ketentuan Sewa Yang Bersahabat
Hal ini mungkin sering kali terlupakan, padahal merupakan salah satu hal yang penting sekali untuk diperhatikan. Selain dari pada virtual office yang memiliki aturan jelas, Anda juga harus memperhatikan tentang syarat dan ketentuan sewa. Pastikan syarat-syarat yang ada tidak memberatkan atau pun merugikan Anda. Kalau Anda bingung, ajukan pertanyaan kepada pihak terkait.
Apabila Anda tidak melihat syarat yang ditawarkan baik untuk Anda, ajukan perubahan seandainya memungkinkan, apabila tidak, mungkin ada baiknya Anda mencari virtual office yang lain.
Gunakan Jasa Konsutan Bisnis dan Keuangan
Anda bisa menggunakan bantuan konsultan bisnis untuk mendapatkan kemudahan dalam mencari VO. Kami dari FR Consultant Indonesia juga menyediakan layanan untuk sewa kantor semacam VO sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda. Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.
FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.
FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)