Keluhan pelanggan bisa menjadi hal positif, tapi juga bisa berdampak negatif dan berbahaya bagi usaha. Apabila Anda ingin menjadi pengusaha yang sukses, dengan perkembangan bisnis yang baik dan terjamin ke depan. Maka, Anda harus menjaga aset usaha Anda yang terpenting, yaitu: Pelanggan.
Sering kali pengusaha muda memfokuskan diri untuk mengelola produk dan pemasaran, dan lupa memperhatikan pelanggan. Anda berpikir bahwa ketika produk sudah terjual, atau layanan sudah terbeli, maka tugas Anda telah selesai dalam berbisnis. Karena transaksi sudah berlangsung dan selesai. Tapi realitanya tidaklah sederhana seperti itu. Anda tetap harus menjaga hubungan dengan para pelanggan.
Kalau Anda ingin usaha Anda langgeng dan bisnis Anda berkembang pesat seiring berjalannya waktu.
Di artikel ini Anda akan menemukan:
- Tips merespon keluhan pelanggan usaha.
- Manfaatkan konsultan bisnis untuk mengelola usaha Anda!
Ikuti media sosial FR Consultant Indonesia untuk informasi lainnya tentang dunia Bisnis dan Digital Marketing, Keuangan beserta Perpajakan.
Tips merespon keluhan pelanggan usaha.
Anda membutuhkan teknik dalam mengelola pelanggan. Seperti Anda membutuhkan kemampuan dalam menetapkan strategi pemasaran, supaya campaign yang Anda jalankan berhasil dan mengenai target pasar.
Terlebih dalam menghadapi pelanggan, Anda perlu lebih berhati-hati. Karena pelanggan biasanya lebih sensitif untuk dikelola dibandingkan Anda mengelola produk atau layanan usaha. Berikut beberapa tips di antaranya yang bisa Anda ketahui:
1. Bersikap sopan dan cepat tanggap.
Penting untuk diketahui, bahwa pelanggan Anda pun memerhatikan pelayanan Anda. Oleh karena itu, Anda pun perlu memberikan pelayanan yang terbaik dan serius kepada pelanggan atau pun konsumen Anda.
Baca juga : Kenapa Perlu Desain Website Yang Baik Untuk Bisnis Anda?
Sering kali, bagian pelayanan konsumen bersikap tanpa standart operasional prosedur. Yang mana hal tersebut membuat si petugas pelayanan bersikap seenaknya terhadap pelanggan. Hal ini yang perlu diwaspadai. Bagian pelayanan bisnis Anda harus memiliki standart pelayanan yang baik dalam merespon pelanggan.
Bagian pelayanan yang menerima keluhan, harus selalu bersikap sabar dan sopan. Sekaligus cepat tanggap atau responsif, dalam menanggulangi keluhan yang dilontarkan oleh konsumen baru atau pun pelanggan bisnis Anda.
Lebih dari pada itu, sebenarnya ketika Anda menerima keluhan dari pelanggan, hal tersebut juga merupakan peluang bagi bisnis Anda untuk menunjukkan pelayanan yang baik.
Karena pelanggan akan otomatis tahu bagaimana pelayanan after sales dari bisnis Anda. Ketika pelayanan tersebut baik dan menyambut dengan ramah, maka pelanggan pun tidak akan terlalu terbebani sekali pun produk atau layanan yang dibelinya mengalami masalah.
2. Permintaan maaf dan pemberian kompensasi.
Pahami bahwa sering kali, pelanggan membutuhkan kejujuran. Apabila Anda bertemu titik di mana pelanggan melapor dengan kondisi marah-marah, maka karyawan Anda harus pandai mengendalikan diri.
Jangan sungkan dalam mengajukan permintaan maaf.
Permintaan maaf di awal terhadap pelanggan, akan lebih baik dan mempermudah proses penanganan keluhan. Sementara apabila Anda berkilah, sementara kesalahan memang ada pada produk Anda, maka besar peluang pelanggan akan semakin kecewa.
Sepatutnya dimengerti, bahwa setiap karyawan membawa identitas perusahaan dalam dirinya. Karena itu, ketika karyawan bersikap tidak baik dalam melayani konsumen, merek bisnis Anda pun bisa terancam dan sulit untuk disukai.
Berikan pula kompensasi apabila memang diperlukan. Kompensasi ini bisa menjadi permintaan maaf, dan sebagai bentuk hadiah untuk kembali menyenangkan hati pelanggan. Kompensasi yang dimaksud tentu jenisnya bermacam-macam, bisa berupa diskon pembelian, atau yang lainnya.
Kalau pun Anda rupanya mengalami kesulitan untuk menentukan konsep dan strategi bisnis serta keuangan, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis dan keuangan seperti FR Consultant Indonesia.
3. Jangan menghapus komplain buruk dengan sengaja.
Tidak ada pengusaha yang ingin ketahuan kalau bisnisnya memiliki celah kekurangan. Sehingga berpikir bahwa menghapus komentar negatif bisa menjadi cara baik untuk menjaga integritas bisnisnya.
Hal tersebut merupakan suatu kesalahan.
Tidak ada bisnis yang bersih dari kekurangan dan kesalahan. Ini yang perlu Anda ketahui dan terima. Oleh karena itu, ketika mendapatkan komentar buruk atau tidak menyenangkan, karyawan Anda perlu paham bagaimana menyikapinya.
Alih-alih menghapus komentar buruk, akan lebih baik kalau meresponnya dengan baik.
Balas komentar buruk yang ada dengan mula-mula permintaan maaf. Lalu, tawarkan terkait apa yang bisa Anda lakukan untuk memperbaiki kesalahan produk atau layanan yang telah terjadi. Pandu pelanggan untuk bisa menuntaskan setiap keluhan, dan tawarkan solusi yang menyelesaikan masalah dan menguntungkan bagi mereka.
Karena dengan begitu, pelanggan pun tidak akan khawatir setiap ingin membeli produk atau layanan Anda.
4. Cobalah berempati dan komunikasikan permasalahan dengan baik.
Empati sangat penting bagi seorang karyawan garda depan yang melayani konsumen. Empati ini juga amat berperan dalam menanggapi keluhan yang datang.
Dengan karyawan pelayanan yang memiliki empati yang baik, maka komunikasi yang terjalin pun akan terhindar dari ketegangan yang dapat memicu masalah.
Ketika karyawan Anda melayani pelanggan dengan empati disertai dukungan cara berkomunikasi yang baik, proses penangan keluhan pun akan dapat cepat terselesaikan.
Karenanya, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa karyawan yang Anda tempatkan dibagian pelayanan, memang memang memiliki kepekaan empati yang baik. Serta, tutur cara berbicara yang ramah. Dengan begitu, pelayanan after sales bisnis Anda akan lebih baik.
5. Buatlah dokumentasi dan petakan setiap keluhan.
Dokumentasi keluhan dan penanganan pelanggan penting bagi sebuah bisnis. Apalagi ketika bisnis tersebut bergerak di bidang layanan sosial. Lebih dari pada itu, dokumentasi penting karena dapat berfungsi sebagai bentuk data keluhan yang terjadi.
Dengan adanya data keluhan, Anda pun otomatis akan memiliki data respon terkait penanganan keluhan.
Ketika data demi data ini muncul dan berkumpul, maka Anda akan bisa memiliki SOP tersendiri terkait penanganan keluhan yang ada. Dengan begitu, Anda akan dapat membaca pola kesalahan dan mengetahui apa yang kurang dari produk atau pun layanan bisnis Anda, dan Anda bisa mengambil strategi baru untuk membangun solusinya.
Itulah alasan mengapa dokumentasi keluhan pelanggan menjadi langkah penting.
Baca juga : 5 Tips Evaluasi Ide Bisnis Untuk Pengusaha!
Manfaatkan konsultan Bisnis untuk mengelola usaha Anda!
Sekarang Anda sudah bisa membayangkan betapa penting penanganan keluhan pelanggan dalam sebuah bisnis. Karena pada akhirnya, suara para pelanggan Anda-lah yang bisa melambungkan tinggi nama bisnis Anda. Dan, suara pelanggan pula yang dapat menjerumuskan bisnis Anda.
Karena itu, jangan pernah meremehkan proses penanganan keluhan pelanggan.
Lebih dari pada itu, menentukan strategi bisnis yang jitu di era digital bukanlah hal yang mudah. Bagi Anda yang memiliki kesulitan karena baru memulai usaha, pada dasarnya tidak masalah apabila Anda meminta bantuan kepada tenaga profesional, seperti FR Consultant Indonesia.
Seandainya Anda mengalami kesulitan untuk menemukan solusi penanganan pelanggan yang sesuai, Anda bisa menggunakan jasa konsultan bisnis milik FR Consultant Indonesia. Kami juga berperan sebagai penyedia jasa laporan keuangan dan jasa pembukuan untuk usaha.
Bagi Anda yang tinggal di Depok, Anda bisa menggunakan jasa konsultan keuangan di Depok.
FR Consultant Indonesia memiliki staf-staf terbaik untuk membantu Anda memonitor sistem keuangan perusahaan Anda. Kami adalah juga jasa konsultan keuangan untuk pengelola keuangan bisnis, yang juga konsultan manajemen keuangan, sekaligus jasa konsultan pajak. Kami juga menyediakan tenaga ahli untuk konsultasi manajemen bisnis. Anda bisa menghubungi kami, karena kami hadir untuk Anda.
FR Consultant Indonesia, Solusi Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Pajak Perusahaan dan Pribadi Hubungi 0813-8228-9991. (fr)