Dalam sebuah bisnis, kita sering kali di perkenalkan dengan istilah yang tidak asing lagi yaitu vendor. Karena memang vendor itu seolah sesuatu institusi yang akan selalu melekat dalam sebuah aktivitas bisnis. Walau pada dasarnya yang namanya vendor itu adalah institusi yang memberikan service berupa jasa atau produk .
Kenapa perusahaan butuh jasa vendor, mungkin itu pertanyaan awal yang akan selalu muncul pada saat perusahaan mencari atau sedang membutuhkannya dalam bisnisnya. Sehigga bisa di katakan bahwa itu bisa di butuhkan ataupun tidak di butuhkan itu semua tergantung dari perusahaan yang bersangkutan. Karena pada dasarnya yang namanya vendor itu mereka juga pasti akan terikat dengan yang namanya tanggung jawab kepada institusi yang bekerjasama dengan dirinya :
- Harus berkomitmen dalam penyediaan barang atau jasa sesuai dengan kriteria yang bersangkutan. Dimana karakteristik dari itulah yang nantinya akan di tentukan oleh perusahaan yang membutuhkan jasanya.
- Memiliki tanggung jawab sesuai dengan bentuk perjanjian yang sudah di tandatanganinya bersama perusahaan yang bekerjasama dengannya. Sehingga yang bersangkutan misalnya harus menyediakan produk sesuai spesifikasi yang telah di tentukan. Atau membuat sebuah desain seperti yang di harapkan klien. Semua berpulang pada seperti apa konsep Kerjasama keduanya.
Yang pasti keberadaannya seharusnya mereka memberikan jasa atau service yang sesuai dengan apa yang mereka janjikan. Sehingga pihak yang melakukan Kerjasama dengannya akan meras puas dengan hasil yang di kerjakannya. Mengingat saat ini dalam dunia bisnis kita hanya mengenal dua model atau jenis vendor :
(1) Yang memberikan service berupa jasa seperti misalnya vendor untuk pembuatan desain bangunan. Seperti : Arsitek, Interior Desain, atau vendor yang memberikan jasa pembuatan videoa atau photo.
(2) Memberikan service berupa produk seperti : perusahaan produsen/ distributor produk dan sejenisnya.
5 Hal Yang Mesti di Perhatikan Sebelum Menentukan Vendor Rekanan Perusahaan
Nah agar kita semua aman dan tidak mengalami kerugian akibat salah dalam menentukannya, maka siapapun yang bekerja ada baiknya memang menentukan dengan benar seperti apa yang seharusnya kita pilih. Karena dengan kita tahu standar atau cara menentukan vendor yang benar maka setidaknya kita bisa meminimalisir masalah yang kemungkinan akan terjadi nantinya.
Strategi pertama yang perlu menjadi perhatian kita cek variasi produknya
Maksudnya adalah kita harus tahu dahulu apa dan bagaimana service dari apa yang di berikan oleh vendor tersebut. Jangan sampai karena kita kurang informasi sehingga kita salah dalam menentukannya, karena seperti yang telah di jelaskan diatas bahwa spesifikasi itu hanya ada dua vendor barang atau jasa.
Strategi kedua yang perlu kita perhatikan adalah kita cek harga penawaran
Masalah harga penawaran memang bisa menjadi salah satu indikasi kita menilai kualitas yang akan kita ajak Kerjasama. Karena jika mereka adalah pihak yang professional maka sudah barang tentu mereka akan bisa memberikan harga yang sesuai dengan kapasitasnya. Tetapi berbeda ketika mereka tidak professional maka akan sulit menentukan harga yang pas sesuai dengan tanggungjawab yang akan di embannya.
Strategi ketiga yang perlu menjadi perhatian adalah kapasitas pelayanannya
Ada vendor yang karena kemampuannya kita langsung percaya tanpa harus meminta penawaran dahulu. Itu semua sudah bisa kita lakukan ketika kita sudah tahu kualitas dan profesionalisme dari yang bersangkutan. Tetapi jika memang kita belum tahu kapasitas dan kualitasnya maka ada baiknya kita Analisa dahulu kapasitas vendor tersebut agar bisa lebih aman.
Strategi keempat yang bisa kita jalankan adalah mencoba mencari referensi
Biasakan dalam menentukan vendor kita tidak harus langsung menentukan pilihan, ada baiknya kita mencoba untuk membuat sebuah perbandingan sehingga yang akan kita pilih benar-benar sesuai dengan kualitas dan kapasitas yang kita inginkan.
Strategi kelima yang perlu juga menjadi perhatian kita adalah rekomendasi
Masalah rekomendasi ini bisa menjadi salah satu cara juga untuk membantu perusahaan dalam melakukan Analisa vendor. Karena dengan kondisi seperti itu maka kita bisa mengurangi Analisa yang perlu kita lakukan kepada vendor.
Ingat bisnis adalah bisnis, semua sudah harus ada hitung hitungannya secara cermat dan detail. Ketika kita tahu apa saja yang akan kita butuhkan maka tidak ada salahnya jika kita prepare semua hal tersebut agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal. Jangan pernah ragu pada saat kita sedang melakukan Analisa terhadap vendor. Karena jika kita ragu maka pada akhirnya kita juga yang akan rugi.
Setidaknya ada beberapa kerugian yang bisa kita dapatkan ketika kita salah atau kurang cermat dalam menentukan dari bisnis yang kita jalankan. Jika kondisinya sudah terjadi maka yang mesti kita lakukan adalah menentukan sikap mau melanjutkan atau menghentikan Kerjasama dengan vendor yang bersangkutan :
- Sudah pasti kerugian akan bisa kita dapatkan baik kerugian waktu, biaya dan sudah pasti kredibilitas kita di hadapan klien. Ini akan bisa menjadi kendala bagi kita ketika masalahnya sudah semakin meluas dan itu semua bisa saja terjadi ketika kita salah dalam menentukan vendor.
- Sudah pasti kerugian lain yang akan bisa kita dapatkan adalah kita tidak di percaya oleh klien yang akan bekerjasama atau sudah bekerjasama dengan kita. Karena klien mereka kita tidak bisa melaksanakan apa yang menjadi tanggung jawab kita karena ulah vendor salah yang kita pilih.
- Maka bisa jadi justru kita akan menanggung resiko yang justru seharusnya tidak kita tanggung. Tetapi karena vendor yang bersangkutan nakal maka kita yang harus menanggung semua resikonya.
Dari semua informasi yang telah kami sampaikan, pada akhirnya memang tidak mudah menentukannya tetapi tidak sulit juga menentukan vendor. Karena semua hal bisa di lakukan selama kita berpegang pada sikap yang professional. Ada baiknya kita lambat dalam menentukan tetapi kita aman dari pada terlalu cepat menentukan vendor tetapi pada akhirnya kita rugi karena telah di rugikan oleh vendor yang kita tunjuk.